Pomysł pojawia się zwykle po kontroli albo po odwołaniu, które obnażyło błąd w wymaganiach technicznych. Kierownik jednostki chce, żeby osoby przygotowujące merytoryczną część dokumentów podpisywały oświadczenie o opisie przedmiotu zamówienia, potwierdzające przygotowanie go z należytą starannością, po rozeznaniu rynku i bez ograniczania konkurencji. To one znają kupowany sprzęt, usługę czy robotę najlepiej, a odpowiedzialność formalnie spoczywa gdzie indziej.
Ustawa rozkłada tę odpowiedzialność samodzielnie, bez pomocy jakiegokolwiek druku. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania odpowiada kierownik zamawiającego. Pozostałe osoby odpowiadają w takim zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania, przy czym powierzenie czynności zastrzeżonych dla kierownika wymaga formy pisemnej. Odpowiedzialność powstaje więc z zakresu obowiązków i z pisemnego powierzenia, a nie z deklaracji złożonej po wykonaniu zadania. Pracownik ma zresztą obowiązek wykonywać pracę sumiennie i starannie już z mocy przepisów prawa pracy, niezależnie od tego, co podpisze.
Podpis nie przesuwa odpowiedzialności
Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych obejmuje kierowników jednostek sektora finansów publicznych oraz pracowników tych jednostek i inne osoby, którym odrębną ustawą lub na jej podstawie powierzono wykonywanie obowiązków, których nienależyte wykonanie narusza dyscyplinę. Winy nie przypisuje się wtedy, gdy naruszenia nie dało się uniknąć mimo dołożenia staranności wymaganej od osoby odpowiedzialnej za dany obowiązek. Ocenie podlega staranność faktyczna, czyli to, jakie ceny zebrano, u ilu dostawców, kiedy i co z tych ustaleń wynikło. Zapewnienie, że staranność zachowano, niczego w tej ocenie nie waży.
W relacji z wykonawcami sprawa wygląda jeszcze prościej. Izba konsekwentnie przypisuje zamawiającemu odpowiedzialność za dokumenty, które sam przekazuje wykonawcom, także wtedy, gdy sporządził je projektant albo inny podmiot zewnętrzny. Wewnętrzne oświadczenie o opisie przedmiotu zamówienia nie zmienia w postępowaniu odwoławczym niczego, ponieważ wykonawca kwestionuje treść wymagań, a nie to, czyją ręką zostały napisane.
Kiedy taki dokument zaczyna działać
Wartość pojawia się w chwili, gdy oświadczenie przestaje być deklaracją, a staje się zapisem ustaleń. Zamiast formuły o dochowaniu należytej staranności można żądać wskazania źródeł rozeznania rynku wraz z datami, uzasadnienia wymagań granicznych i parametrów progowych, opisu przyjętych kryteriów równoważności oraz stanowiska co do dostępności, jeżeli przedmiot zakupu ma służyć osobom fizycznym. Taki dokument broni się w kontroli, bo pokazuje proces zamiast pewności autora.
Zamawiający publiczny przy zamówieniach klasycznych o wartości równej progom unijnym lub wyższej i tak sporządza analizę potrzeb i wymagań przed wszczęciem postępowania, a od 1 stycznia 2026 r. wskazuje w niej również warunki sprzyjające podniesieniu konkurencyjności, jeżeli przewiduje tryb konkurencyjny. Ustawa wymaga należytej staranności wprost przy ustalaniu wartości zamówienia, więc notatka z szacowania jest kolejnym dokumentem, który powstaje obowiązkowo. Oświadczenie o opisie przedmiotu zamówienia żadnego z nich nie zastąpi, natomiast sensownie je uzupełnia tam, gdzie zwykle powstaje luka, czyli w uzasadnieniu poszczególnych parametrów.
Oświadczenie, o którym zamawiający zapominają
Własne oświadczenia po stronie zamawiającego ustawa jednak przewiduje i dotyczą one bezstronności oraz niekaralności. Składają je kierownik zamawiającego, członkowie komisji przetargowej, inne osoby wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem postępowania, osoby mogące wpłynąć na jego wynik oraz osoby udzielające zamówienia, pisemnie i pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
Urząd Zamówień Publicznych wyjaśnił, że sam autor opisu przedmiotu zamówienia takiego oświadczenia nie składa, jeżeli nie wykonuje czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania i nie może wpłynąć na jego wynik. Ta sama osoba wchodzi jednak w krąg zobowiązanych, gdy później udziela wyjaśnień treści specyfikacji albo bada zgodność ofert z wymaganiami, a przy zamówieniach specjalistycznych dzieje się tak niemal zawsze. Brak tego oświadczenia zostaje w aktach na lata i wychodzi przy pierwszej kontroli projektu unijnego.
Regulamin, który imiennie wskazuje osoby przygotowujące poszczególne części dokumentów, określa formę powierzenia czynności i wymienia dokumenty powstające na etapie przygotowania, porządkuje jednostkę skuteczniej niż kolejny druk do podpisu. Oświadczenie o opisie przedmiotu zamówienia ma miejsce w tym zestawie jako nośnik konkretnych ustaleń, a nie jako sposób na przesunięcie ryzyka o jedno biurko dalej.
#noweprzetargi #zamowieniapubliczne #pzp #opisprzedmiotuzamowienia #zamawiajacy
