Zamawiający w sytuacji otrzymania od wykonawcy pisma w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia, jest obowiązany dokonać analizy jego treści nie tyko pod kątem obowiązków nałożonych na zamawiającego przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, ale i innych aktów prawnych.
W toku postępowania o udzielenie zamówienia zdarza się, że wykonawcy wysyłają do zamawiającego pisma, w których informują o działaniach w ich ocenie sprzecznych z przepisami prawa, przedstawiają własne propozycje zapisów specyfikacji, czy też dokonują interpretacji zapisów umieszczonych w ofertach konkurencji. Pojawia się zatem pytanie, w jaki sposób powinien postąpić zamawiający w sytuacji, w której otrzyma takie pismo od wykonawcy, przy czym pismo nie jest ani wnioskiem o wyjaśnienie treści specyfikacji złożonym na podstawie art. 38 ustawy pzp, ani też wnioskiem o udostępnienie protokołu wraz z załącznikami na podstawie art. 96 ustawy pzp.
Odpowiadając na powyższe pytanie w pierwszej kolejności należy podkreślić, że zamawiający nie ma obowiązku reakcji na pismo wykonawcy, jeżeli takiego obowiązku nie nakłada na niego ustawa. W przypadku wniosku o wyjaśnienie treści specyfikacji taki obowiązek wynika wprost z treści art. 38 ust. 1 ustawy pzp.
Należy jednak każdorazowo wnikliwie zapoznać się z treścią pisma, aby wykluczyć obowiązek podjęcia działań, do których zamawiający może być zobowiązany na podstawie innych niż Prawo zamówień publicznych aktów prawnych. W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę, czy złożone pismo nie kwalifikuje się jako skarga w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. Zgodnie z art. 227 Kodeksu postępowania administracyjnego przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw. W sytuacji, w której pismo od wykonawcy zawiera w swojej treści np. zarzut nienależytego wykonywania obowiązków przez pracowników zamawiającego biorących udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia, pozostawienie pisma bez odpowiedzi może rodzić odpowiedzialność z tytułu bezczynności organu.
Szczególną uwagę zamawiającego powinny zwrócić również pisma, w których wykonawcy informują np. o złożeniu nieprawdziwych informacji przez innych oferentów. Składanie nieprawdziwych informacji przez wykonawców jest zagrożone sankcją karną z art. 297§1 Kodeksu karnego, który stanowi : „Kto, w celu uzyskania dla siebie lub kogo innego, od banku lub jednostki organizacyjnej prowadzącej podobną działalność gospodarczą na podstawie ustawy albo od organu lub instytucji dysponujących środkami publicznymi – kredytu, pożyczki pieniężnej, poręczenia, gwarancji, […] lub zamówienia publicznego, przedkłada podrobiony, przerobiony, poświadczający nieprawdę albo nierzetelny dokument albo nierzetelne, pisemne oświadczenie dotyczące okoliczności o istotnym znaczeniu dla uzyskania wymienionego wsparcia finansowego, instrumentu płatniczego lub zamówienia, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. W takiej sytuacji, należy pamiętać, o tzw. obowiązku zawiadomienia o przestępstwie, który ciąży na instytucjach państwowych i samorządowych z mocy art. 304 §2 Kodeksu postępowania karnego, zgodnie z którym: „Instytucje państwowe i samorządowe, które w związku ze swą działalnością dowiedziały się o popełnieniu przestępstwa ściganego z urzędu, są obowiązane niezwłocznie zawiadomić o tym prokuraturę lub policję oraz przedsięwziąć niezbędne czynności do czasu przybycia organu powołanego do ścigania przestępstw lub do czasu wydania przez ten organ stosownego zarządzenia, aby nie dopuścić do zatarcia śladów i dowodów przestępstwa”. W takim przypadku każdorazowo należy zatem dokonać analizy, czy nie zachodzą przesłanki obligujące zamawiającego do wystosowania zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa.
Odrębną kategorię pism stanowią wnioski o udostępnienie informacji w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. (tekst jedn.: Dz. U. 2014 poz. 782). Wniosek o udostępnienie informacji może być złożony co do zasady w dowolnej formie i nie wymaga uzasadnienia. Zgodnie z art. 14 ustawy o dostępie do informacji publicznej udostępnienie następuje w sposób i formie zgodnych z wnioskiem. Przy czym udostępnienie informacji co do zasady powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku.
Reasumując, zamawiający w sytuacji otrzymania od wykonawcy pisma w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia, jest obowiązany dokonać analizy jego treści nie tyko pod kątem obowiązków nałożonych na zamawiającego przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, ale i innych aktów prawnych. Jeżeli treść pisma nie pozwala jednoznacznie ustalić, czy pismo stanowi wniosek o dokonanie przez zamawiającego czynności w postępowaniu, czy skargę w rozumieniu kodeksu postępowania administracyjnego, należy wystąpić do wykonawcy z prośbą o doprecyzowanie złożonego przez niego pisma, co pozwoli na uniknięcie zarzutu bezczynności organu.
mec. Łukasz Mackiewicz
