Niemal każdy praktyk zamówień publicznych widział tę sytuację przynajmniej raz. Wykonawca składa ofertę na platformie e-Zamówienia, podpisuje wszystkie załączniki, ale pomija podpis pod interaktywnym formularzem ofertowym. Cena jest w kosztorysie, dane identyfikacyjne w oświadczeniach, termin w harmonogramie. Wszystko kompletne, wszystko podpisane. Tylko sam formularz ofertowy, ten generowany automatycznie przez platformę, pozostaje bez podpisu. Zamawiający odrzuca ofertę, a wykonawca staje przed KIO z argumentem, który brzmi rozsądnie: skoro Kodeks cywilny definiuje ofertę przez istotne postanowienia umowy, a te postanowienia wynikają z podpisanych załączników, to brak podpisu pod formularzem nie powinien przekreślać całej oferty.

Tyle że zamówienia publiczne rządzą się własnymi regułami i tutaj Kodeks cywilny ustępuje pierwszeństwa ustawie Pzp. Ustawa wymaga, żeby oferta była podpisana elektronicznie, i zastrzega ten wymóg pod rygorem nieważności – niezależnie od tego, czy postępowanie ma charakter unijny, czy krajowy. Co to znaczy w praktyce? Oferta złożona bez wymaganego podpisu jest nieważna z mocy prawa. Automatycznie, bez żadnego udziału zamawiającego w tej decyzji. Zamawiający nie może tego zignorować, nie może wezwać do uzupełnienia i nie może potraktować jako drobnostki. Nieważność to nieważność.

I tu dochodzimy do sedna problemu: treść oferty to nie to samo co jej forma. Treść to zobowiązanie merytoryczne wykonawcy – co oferuje, za jaką cenę, w jakim terminie, na jakich warunkach. Forma to sposób, w jaki to zobowiązanie zostaje złożone, w tym wymagany podpis elektroniczny. Odrzucenie oferty za zaoferowanie innego przedmiotu niż wymagany i odrzucenie za brak podpisu – w obu przypadkach oferta ląduje w koszu, ale podstawy prawne i logika decyzji zamawiającego są zupełnie inne. I to rozróżnienie decyduje o tym, czy wykonawca ma szansę obronić swoją ofertę.

Sprawa rozstrzygnięta przez KIO w październiku 2024 roku pokazuje to doskonale. Wykonawca złożył ofertę w postępowaniu krajowym na platformie e-Zamówienia. Podpisał wszystkie wymagane załączniki, ale nie podpisał interaktywnego formularza ofertowego. W formularzu znajdowały się dane wykonawcy, cena i oświadczenie o podwykonawstwie – informacje, które Izba mogła bez trudu odczytać z prawidłowo podpisanych załączników. I faktycznie, Izba wprost przyznała, że treść oferty była możliwa do odtworzenia z pozostałych dokumentów. Odwołanie mimo to zostało oddalone. Formularz ofertowy stanowi ofertę w ścisłym tego słowa znaczeniu. Bez wymaganego podpisu jest nieważny, a zamawiający nie ma żadnych narzędzi, żeby ten brak naprawić – bo formularz ofertowy to nie zaświadczenie z ZUS, które można uzupełnić na wezwanie. To jest sama oferta, a ta po upływie terminu składania jest niezmienna.

Ale uwaga – nie każdy brak w formularzu kończy się tak surowo. Orzecznictwo KIO zna sprawy, w których brak fragmentu formularza nie oznaczał odrzucenia oferty. W jednej ze starszych spraw wykonawca nie załączył drugiej strony formularza, ale na brakującej stronie znajdowały się wyłącznie informacje porządkowe: adres, telefon, NIP. Żadnych oświadczeń woli, żadnych zobowiązań dotyczących przedmiotu zamówienia. Izba uznała wtedy, że zamawiający powinien był ocenić ofertę całościowo i nie odrzucać jej z powodu braku strony, której treść dało się ustalić z pozostałych dokumentów. Linia orzecznicza jest tu konsekwentna: jeżeli oferta nie odpowiada szablonowi zamawiającego, ale zawiera wszystkie wymagane elementy merytoryczne – mamy do czynienia z niezgodnością czysto formalną, która nie daje podstaw do odrzucenia.

Granica przebiega w bardzo konkretnym miejscu i nie zależy od nazwy, jaką zamawiający nadał dokumentowi w SWZ. Liczy się wyłącznie to, co dany dokument faktycznie zawiera. Gdy formularz ofertowy zawiera cenę, zobowiązanie do realizacji zamówienia i akceptację warunków umowy – stanowi merytoryczną treść oferty i bez podpisu jest nieważny. Gdy brakujący element formularza zawierał wyłącznie dane techniczne lub powtórzenie informacji z innych dokumentów – wykonawca ma realną szansę na obronę.

I jeszcze jedna rzecz, która w praktyce generuje najwięcej kosztownych pomyłek. Na platformie e-Zamówienia interaktywny formularz ofertowy i załączniki w formacie PDF to dwa odrębne dokumenty elektroniczne. Podpisanie jednego nie przenosi się na drugi. Wykonawca podpisuje paczkę z załącznikami, ma poczucie, że wszystko jest w porządku, a tymczasem formularz wygenerowany przez platformę wciąż czeka na podpis. Dokładnie tak było w sprawie z 2024 roku – i to wystarczyło, żeby oferta została odrzucona. Zanim klikniecie „złóż ofertę”, poświęćcie minutę na sprawdzenie, czy podpis widnieje pod każdym elementem osobno. Ta minuta może uratować wielomiesięczną pracę nad ofertą.

#zamówieniapubliczne #pzp #formularzofertowy #odrzucenieoferty #podpiselektroniczny #zamawiający #wykonawca #przetargi #kio #orzecznictwo #prawozamówieńpublicznych #ezamówienia