Sytuacja wygląda znajomo. Zamawiający ogłasza przetarg, wpisuje termin wykonania „do 90 dni, tj. do dnia…” i podaje konkretną datę kalendarzową. Wszystko idzie gładko, dopóki w postępowaniu nie pojawia się odwołanie. Procedura przed Izbą zabiera czas, a data z dokumentacji zbliża się nieubłaganie. Gdy wreszcie można podpisać umowę, zamawiający staje przed wyborem: albo przesunąć datę i zapewnić wykonawcy pełne 90 dni, albo trzymać się sztywnej daty końcowej i liczyć, że nikt nie zwróci uwagi na skrócenie terminu wykonania zamówienia o niemal połowę.
W opisywanym przypadku zamawiający wybrał drugą ścieżkę. Umowę zawarł pod koniec marca 2026 roku z terminem końcowym na połowę maja. Z obiecanych 90 dni zostało niecałe 53. Powód? Termin rozliczenia dofinansowania, którego instytucja finansująca nie chciała przedłużyć. Zamawiający uznał, że lepiej skrócić czas realizacji niż stracić pieniądze z dotacji.
Problem polega na tym, że takie skrócenie terminu wykonania zamówienia nie jest neutralną decyzją techniczną. Przepisy PZP jasno definiują, kiedy mamy do czynienia ze zmianą istotną. Wystarczy zadać jedno pytanie: gdyby wykonawcy wiedzieli o krótszym terminie na etapie składania ofert, czy ktoś złożyłby inną ofertę albo w ogóle zrezygnował ze startu? Przy redukcji czasu o ponad 40 procent odpowiedź jest dość oczywista. Krótszy termin oznacza wyższe koszty mobilizacji, więcej zasobów, pracę wielozmianową. To fundamentalnie inne zamówienie niż to, na które wykonawcy składali oferty.
Dofinansowanie nie chroni przed naruszeniem przepisów
Zamawiający często traktują termin rozliczenia projektu jako absolutny priorytet. I trudno się dziwić, bo utrata dofinansowania to realne konsekwencje finansowe. Tyle że argumentacja „musiałem skrócić termin, bo inaczej nie zdążę z rozliczeniem” nie znajduje oparcia w orzecznictwie. Izba wielokrotnie podkreślała, że zamawiający jest gospodarzem postępowania i powinien tak zaplanować procedurę, by uwzględnić możliwość odwołania. Postępowanie odwoławcze nie jest zdarzeniem nadzwyczajnym ani nieprzewidywalnym. To standardowy element systemu zamówień publicznych, z którym trzeba się liczyć od samego początku.
Najnowsze orzecznictwo idzie jeszcze dalej. W jednej z tegorocznych spraw Izba nakazała zamawiającemu wydłużenie terminu realizacji, mimo że ten powoływał się na stanowisko instytucji finansującej o braku możliwości przesunięcia rozliczenia. Skład orzekający uznał, że takie stanowisko ma charakter tymczasowy i nie zwalnia zamawiającego z obowiązku zapewnienia wykonawcom realnego czasu na wykonanie zamówienia. Skrócenie terminu wykonania zamówienia w tak dużej skali narusza zasadę proporcjonalności i może wpłynąć na konkurencyjność postępowania.
Warto pamiętać, że przepisy dopuszczają stosowanie dat kalendarzowych zamiast okresów, ale tylko wtedy, gdy istnieje obiektywna przyczyna. Termin rozliczenia dotacji może taką przyczyną być, jednak sam ten fakt nie eliminuje obowiązku dania wykonawcy wystarczającego czasu. Zamawiający, który łączy oba zapisy w jednym dokumencie („do 90 dni, tj. do dnia…”), tworzy wewnętrzną sprzeczność. Gdy te dwa elementy się rozjeżdżają, orzecznictwo nakazuje interpretować je na korzyść wykonawcy, a więc przyznać pełny okres realizacji liczony od podpisania umowy.
Paradoks: ratując dotację, zamawiający ją traci
Ironia tej sytuacji polega na tym, że zamawiający skrócił termin właśnie po to, by ochronić dofinansowanie. Tymczasem samo skrócenie terminu wykonania zamówienia bez wyraźnej podstawy prawnej generuje naruszenie, które przy kontroli może skutkować korektą finansową rzędu 10 do 25 procent wartości zamówienia. Taryfikator korekt przewiduje takie stawki za modyfikację istotnych warunków zamówienia oraz za prowadzenie niedozwolonych negocjacji z wykonawcą.
Do tego dochodzi odpowiedzialność z tytułu dyscypliny finansów publicznych. Przepisy wprost wskazują, że zmiana umowy w sprawie zamówienia publicznego dokonana z naruszeniem prawa stanowi naruszenie dyscypliny. Sankcje obejmują nie tylko upomnienie czy naganę, ale w poważniejszych przypadkach zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi nawet na kilka lat. Kontrola NIK lub Prezesa UZP może stwierdzić nieprawidłowość niezależnie od tego, czy wykonawca sam zgłaszał zastrzeżenia.
Zamawiający, który znajdzie się w takiej sytuacji, powinien przede wszystkim wrócić do instytucji dofinansowującej z wnioskiem o wydłużenie terminu rozliczenia. Postępowanie odwoławcze to okoliczność niezależna od zamawiającego i wielu grantodawców potrafi to uwzględnić. Równie ważne jest prawidłowe konstruowanie dokumentacji na przyszłość. Termin realizacji warto określać wyłącznie jako okres od zawarcia umowy, a w projekcie umowy umieszczać klauzulę przeglądową pozwalającą na dostosowanie daty końcowej w razie przedłużenia procedury. Takie podejście eliminuje ryzyko wewnętrznej sprzeczności i chroni zarówno interes zamawiającego, jak i prawa wykonawców.
link do e-komentarza UZP: https://ekomentarzpzp.uzp.gov.pl/prawo-zamowien-publicznych/art-436
#skrócenieterminuzamówienia #zamówieniapubliczne #pzp2026 #dofinansowanie #kio
