Przelew wyszedł dzień przed otwarciem ofert, potwierdzenie z banku wygląda solidnie, a mimo to na rachunku zamawiającego pieniądze pojawiają się dwie godziny po terminie składania ofert. Wadium po terminie to jedna z tych sytuacji, w których wszyscy działali w dobrej wierze, a i tak ktoś musi podjąć niewygodną decyzję.
Zasada jest prosta i od lat niezmienna. Liczy się moment, w którym rachunek zamawiającego został uznany, a nie moment zlecenia przelewu ani godzina wydruku z bankowości elektronicznej. Ryzyko przebiegu operacji bankowej obciąża wykonawcę, bo to on wybiera bank, sposób płatności i dzień, w którym wysyła pieniądze. Zamawiający nie ma tu żadnego luzu decyzyjnego. Oferta, której wadium nie zabezpieczyło w chwili upływu terminu, podlega odrzuceniu, nawet jeśli cena jest najkorzystniejsza, a wykonawca od lat realizuje podobne zamówienia bez potknięć.
56 minut. Tyle zabrakło, żeby oferta została w grze. Wykonawca zlecił przelew dzień wcześniej, tuż po 16:00, przekonany że doba zapasu w zupełności wystarczy. Termin składania ofert mijał o 10:00, a bank uznał rachunek zamawiającego o 10:56. Izba potwierdziła, że liczy się moment zaksięgowania pieniędzy na koncie zamawiającego, a nie moment zlecenia przelewu, i uznała odrzucenie oferty za prawidłowe.
Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 23 maja 2025 r., sygn. akt KIO 1696/25
W drugą stronę zasada działa równie dokładnie. Innego wykonawcę uratował przelew w systemie SORBNET, zlecony w dniu składania ofert przed 7:43 i widoczny w banku zamawiającego o 7:53, przy terminie wyznaczonym na 9:00. Izba uznała, że skoro takie przelewy realizują się w czasie rzeczywistym, wadium zabezpieczyło ofertę na czas.
Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 12 września 2022 r., sygn. akt KIO 2253/22
Pieniądze są, wadium nie ma
Tu zaczyna się część, która sprawia najwięcej kłopotu. Skoro kwota dotarła za późno, nie pełni funkcji zabezpieczenia oferty. Nie chroni zamawiającego przed uchyleniem się od zawarcia umowy, bo oferta i tak wypada z postępowania. Zamawiający nie może takiej wpłaty zatrzymać, choćby wykonawca zachował się później nagannie, ponieważ nie ma czego zatrzymywać. Na koncie leżą po prostu cudze pieniądze przelane bez podstawy.
Ustawa nie opisuje tej sytuacji wprost i stąd bierze się cała niepewność. Przepisy o zwrocie wadium pisano dla wadium skutecznie wniesionego, czyli takiego, które realnie zabezpieczało ofertę przez okres związania. Skoro wpłata nigdy tego statusu nie uzyskała, najbardziej spójne wydaje się oddanie jej na zasadach ogólnych, niezwłocznie po ustaleniu, że wadium po terminie oferty nie zabezpieczyło. Przeciwny kierunek również ma swoje uzasadnienie, bo ustawa pozwala zwrócić wadium na wniosek wykonawcy, którego ofertę odrzucono, i nie różnicuje przyczyn odrzucenia. Zamawiający, który wybiera tę drugą drogę, powinien jednak wiedzieć, na co skazuje drugą stronę.
Ostrożność zamawiającego bywa droższa niż ryzyko
W praktyce dominuje odruch, żeby traktować każdą kwotę wpłaconą z tytułem wadium jak wadium i przepuszczać ją przez pełną ustawową procedurę. Zamawiający czuje się wtedy bezpieczniej, bo działa schematem, który zna. Problem w tym, że schemat nie pasuje do stanu faktycznego, a wykonawca ma w ręku argument o korzystaniu z cudzych pieniędzy bez podstawy, wzmocniony wezwaniem do zapłaty, od którego zaczynają biec odsetki za opóźnienie. Przy większych postępowaniach, gdzie wadium sięga kilkudziesięciu tysięcy złotych, taki spór potrafi przeżyć całe postępowanie.
Wykonawcy z kolei pytają, czy powinni składać formalny wniosek o zwrot. Tu trzeba zachować szczególną czujność, bo wniosek o zwrot wadium rozwiązuje stosunek prawny z zamawiającym i pozbawia wykonawcę prawa do korzystania ze środków ochrony prawnej w tym postępowaniu. Ustawa obejmuje tym skutkiem także wykonawcę z odrzuconą ofertą, a więc dokładnie tego, kto najczęściej rozważa odwołanie. Kto zamierza kwestionować odrzucenie, wnosi najpierw odwołanie, a o pieniądze upomina się dopiero potem. Kto sporu nie planuje, wysyła zwykłe pismo z prośbą o zwrot nienależnej wpłaty i wskazuje numer rachunku, zamiast sięgać po formułę, która osłabia jego pozycję. Zamawiający, który czeka na taki wniosek zamiast oddać pieniądze z własnej inicjatywy, stawia wykonawcę przed wyborem między odzyskaniem wpłaty a prawem do odwołania, a przy kwocie, która wadium nigdy nie była, ten wybór nie ma żadnego uzasadnienia.
Jak domknąć sprawę bez sporu
Zamawiający powinien odnotować w dokumentacji dokładną datę i godzinę uznania rachunku, najlepiej razem z wyciągiem bankowym, bo to jedyny dowód, który realnie się liczy. Następnie informuje wykonawcę o odrzuceniu oferty i podaje przyczynę, a zwrotu dokonuje na rachunek, z którego wpłata przyszła, chyba że wykonawca wskaże inny. Jeśli zamiast przelewu wpłynęła gwarancja wadialna dostarczona po terminie, zamawiający składa gwarantowi oświadczenie o zwolnieniu wadium, bo dzisiaj gwarancję przekazuje się w postaci elektronicznej i nie ma czego odsyłać. Kilka zdań w piśmie oszczędza później kilku miesięcy korespondencji.
Wykonawca ma tu własną listę zadań, choć sprowadza się ona do jednego nawyku. Pieniądze wysyła się z zapasem, a nie w ostatnim możliwym momencie, bo sesje rozliczeniowe między bankami potrafią przesunąć księgowanie o całą dobę. Gwarancja bankowa albo ubezpieczeniowa złożona w postaci elektronicznej rozwiązuje problem prawie całkowicie, ponieważ liczy się moment jej dostarczenia zamawiającemu, a nie przepływ środków. Przy postępowaniach z krótkimi terminami składania ofert to rozwiązanie oszczędza najwięcej nerwów.
Wadium po terminie nie daje zamawiającemu żadnych uprawnień i nie powinno leżeć na jego rachunku dłużej, niż zajmuje przygotowanie przelewu zwrotnego. Odrzucenie oferty jest w takiej sytuacji obowiązkiem, a szybki zwrot pieniędzy dopełnieniem tego samego obowiązku, tylko po drugiej stronie. Kto ustawi sobie ten schemat raz, przestaje się zastanawiać przy każdym kolejnym postępowaniu.
#zamowieniapubliczne #wadium #pzp #przetargi #zamawiajacy
