ZAMÓWIENIA PUBLICZNE W IV KWARTALE 2026 ROKU WARSZTATY: najnowsze zmiany, certyfikacja wykonawców i aktualne problemy w praktyce. Jak bezpiecznie zamknąć rok budżetowy i przygotować zamówienia na 2027 r.?

Dzień I – środa – 28 października:

do godz. 12.00 – kwaterowanie uczestników w według dostępności pokoi, 12.00-18.00 – zajęcia (obiad: 13.00-14.00):

 

Blok I: Zamówienia publiczne – październik 2026. Co się zmieniło, co już działa i na co trzeba przygotować zamawiającego?

Blok II: Najnowsze zmiany w przepisach:

1. Najważniejsze zmiany w systemie zamówień publicznych w 2026 r. – stan na październik 2026 r.
2. Nowe regulacje, praktyka stosowania przepisów i najważniejsze stanowiska instytucji kontrolnych.
3. Co powinno znaleźć się na „liście kontrolnej” działu zamówień na ostatni kwartał 2026 r.
4. Najważniejsze ryzyka związane z prowadzeniem postępowań pod presją końca roku budżetowego.
5. Planowane zmiany w prawie zamówień publicznych i prawie europejskim – czego możemy spodziewać się w 2027 r.

 

Blok III: Certyfikacja wykonawców – pierwsze miesiące funkcjonowania systemu i praktyczne problemy zamawiających:

1. Certyfikacja wykonawców od 12 lipca 2026 r. – co zmieniło się w praktyce postępowań.
2. Charakter fakultatywny certyfikacji – kiedy wykonawca może posłużyć się certyfikatem.
3. Zakres informacji potwierdzanych certyfikatem:

• podstawy wykluczenia,
• spełnianie warunków udziału,
• granice związania zamawiającego treścią certyfikatu.

4. Certyfikat a JEDZ i podmiotowe środki dowodowe.
5. Jak badać aktualność certyfikatu i kiedy zamawiający powinien prowadzić własną weryfikację wykonawcy.
6. Certyfikacja a wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie.
7. Certyfikacja a podmioty udostępniające zasoby.
8. Pierwsze problemy interpretacyjne i praktyczne ryzyka dla zamawiającego.
9. Jak przygotować SWZ i procedury wewnętrzne do funkcjonowania systemu certyfikacji.

Blok IV: Wykonawcy i produkty spoza UE – nowe granice dostępu do rynku zamówień publicznych:

1. Wykonawca z państwa trzeciego – kiedy może uczestniczyć w postępowaniu.
2. UE, GPA i pozostałe państwa trzecie – zasady różnicowania sytuacji wykonawców.
3. Kiedy zamawiający może, a kiedy musi ograniczyć dostęp do postępowania.
4. Jak prawidłowo sformułować postanowienia SWZ dotyczące wykonawców i produktów pochodzących z państw trzecich.
5. Ograniczenia dotyczące wykonawców i wyrobów medycznych pochodzących z Chińskiej Republiki Ludowej – praktyczne obowiązki zamawiającego w postępowaniach objętych zakresem rozporządzenia UE.
6. Badanie pochodzenia wykonawcy i pochodzenia dostarczanych produktów.
7. Jak uniknąć niezgodnego z prawem ograniczenia konkurencji.

 

Od 20:30 – uroczysta kolacja

Dzień II – czwartek, 29 października:

8.00 – 10.00 – śniadanie, 10.00-18.00 – zajęcia (przerwa obiadowa: 14.00-15.00):

 

Blok V: Końcówka roku budżetowego 2026 – jak udzielać zamówień szybko, ale bezpiecznie:

1. Dodatkowe środki otrzymane pod koniec roku – kiedy można rozpocząć i przeprowadzić postępowanie.
2. Zmiana planu postępowań i planu finansowego.
3. Zamówienie nieplanowane – jak udokumentować potrzebę i prawidłowo oszacować jego wartość.
4. Presja czasu a zakaz dzielenia zamówienia i zaniżania jego wartości.
5. Kiedy można zastosować tryb pilny i jakie błędy są najczęściej kwestionowane przez kontrolę.
6. Co zrobić, gdy postępowanie nie zakończy się przed końcem roku budżetowego.
7. Finansowanie zamówienia przechodzącego na kolejny rok.
8. Zamówienia powtarzające się – jak przygotować je wcześniej, aby zapewnić ciągłość dostaw i usług od 1 stycznia 2027 r.

Blok VI: Planowanie zamówień na 2027 r. i prawidłowe szacowanie wartości.

1. Jak przygotować plan postępowań na 2027 r.
2. Zamówienia jednorazowe, powtarzające się i realizowane etapami.
3. Szacowanie wartości zamówienia – najczęstsze błędy prowadzące do zarzutu niedozwolonego podziału zamówienia.
4. Opcje, wznowienia i zamówienia podobne – podobieństwa, różnice i praktyczne zastosowanie.
5. Czy i kiedy warto stosować prawo opcji.
6. Jak prawidłowo skonstruować formularz ofertowy przy prawie opcji.
7. Wartość podstawowa, wartość opcji i wartość maksymalna umowy.
8. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy przy zamówieniu z opcją.
9. Opcja a środki finansowe i zasady gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych.
10. Dokumentowanie procesu szacowania wartości – jak przygotować dokumentację „odporną na kontrolę”.

Blok VII: SWZ 2026 – jak przygotować dokumentację, która nie ogranicza konkurencji i nie komplikuje później badania ofert:

1. Wezwanie do wyjaśnienia, wezwanie do uzupełnienia czy odrzucenie oferty?
2. 128 PZP – granice uzupełniania podmiotowych środków dowodowych i innych dokumentów.
3. Dokumenty elektroniczne, pełnomocnictwa i reprezentacja wykonawcy:

• skan dokumentu,
• elektroniczne odwzorowanie,
• poświadczenie za zgodność,
• podpis kwalifikowany,
• podpis zaufany i osobisty – kiedy może być stosowany.

4. Pełnomocnictwo wadliwe w chwili składania oferty – co można uzupełnić.
5. Wykonawca wspólnie ubiegający się o zamówienie – reprezentacja i dokumenty konsorcjum.
6. Podmiotowe środki dowodowe – aktualność, kompletność i możliwość uzupełnienia.
7. Przedmiotowe środki dowodowe – kiedy można uzupełnić, a kiedy nie.
8. Oferta niezgodna z warunkami zamówienia – granica między wyjaśnieniem a niedopuszczalną zmianą oferty.
9. Poprawianie omyłek – kiedy obowiązek, a kiedy zakaz ingerencji w ofertę.
10. Rażąco niska cena – aktualne problemy:

• cena całkowita,
• cena jednostkowa,
• istotne części składowe,
• jakość i kompletność wyjaśnień.

11. Czyn nieuczciwej konkurencji a rażąco niska cena.
12. Jak przygotować uzasadnienie odrzucenia oferty, aby ograniczyć ryzyko odwołania.

Blok VIII: Pytania, wyjaśnienia, zmiana SWZ i sytuacje kryzysowe przed oraz po otwarciu ofert.

1. Pytania wykonawców – kiedy odpowiedź jest obowiązkowa.
2. Pytanie złożone po terminie, które ujawnia rzeczywisty błąd w dokumentacji – co powinien zrobić zamawiający.
3. Wyjaśnienie treści SWZ czy niedopuszczalna zmiana warunków zamówienia.
4. Modyfikacja SWZ – kiedy konieczne jest przedłużenie terminu składania ofert.
5. Błędy w formularzu ofertowym – kiedy można je naprawić, a kiedy konieczne jest unieważnienie postępowania.
6. Powtórzenie czynności badania i oceny ofert.
7. Unieważnienie wyboru najkorzystniejszej oferty – kiedy jest dopuszczalne.
8. Kiedy błąd zamawiającego można naprawić, a kiedy konieczne jest unieważnienie postępowania.

 

Od 20:30 – kolacja poza hotelem + nocne zwiedzanie Gdańska

Dzień III – piątek, 30 października:

do godz. 9.00 śniadanie, 9:00-11.00 – zajęcia, 11.00 – wykwaterowanie uczestników

 

Blok IX: Umowa w sprawie zamówienia publicznego – najważniejsze problemy na etapie realizacji.

1. Jak przygotować projekt umowy, aby ograniczyć liczbę sporów z wykonawcą.
2. Obowiązek współdziałania stron – praktyczne znaczenie dla zamawiającego.
3. Kary umowne – jak konstruować je skutecznie i proporcjonalnie.
4. Naliczanie, potrącanie i miarkowanie kar umownych.
5. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy.
6. Prawo opcji w trakcie realizacji umowy.
7. Zmiana umowy na podstawie art. 455 PZP:

• zmiany przewidziane w umowie,
• zmiany nieistotne,
• zmiany spowodowane okolicznościami nieprzewidywalnymi,
• zmiany wartości umowy.

8. Waloryzacja wynagrodzenia – najczęstsze problemy praktyczne.
9. Aneks czy nowe postępowanie?
10. Zmiany umowy a ryzyko zarzutów organów kontroli.
11. Ogłoszenie o wykonaniu umowy – obowiązki i praktyczne problemy.

Blok X: Zamówienia pod kontrolą – jak prowadzić postępowanie i dokumentację, aby przygotować się na kontrolę.

Blok XI: Podsumowanie szkolenia.