Postępowanie krajowe na dostawy przyniosło cztery oferty. Dwie najtańsze po wyjaśnieniach treści okazują się niezgodne z wymaganiami, bo wykonawcy sami przyznają, że jednego z nich nie spełniają. Zamawiający przechodzi do trzeciej oferty, a termin związania ofertą zbliża się do końca. Przed jego upływem prosi więc wykonawców o zgodę na przedłużenie. Dwaj wykonawcy z niezgodnymi ofertami nie odpowiadają. Przy pisaniu zawiadomienia trzeba zdecydować, czy podstawa odrzucenia oferty obejmie samą niezgodność z warunkami zamówienia, czy także brak zgody na dłuższe związanie ofertą.
Dwa zdarzenia, dwie samodzielne przesłanki
Ustawa wymienia przesłanki odrzucenia jako odrębne okoliczności i przy każdej nakazuje ofertę odrzucić. Niezgodność treści oferty z warunkami zamówienia istnieje od chwili jej złożenia. Wyjaśnienia wykonawcy niczego tu nie tworzą, jedynie ją ujawniają. Brak zgody na przedłużenie terminu związania pojawia się później i ma zupełnie inne źródło. Przedłużenie wymaga pisemnego oświadczenia wykonawcy, więc milczenie go nie zastąpi. Kto nie odpowiedział na prośbę zamawiającego, zgody po prostu nie wyraził.
Zamawiający, który stwierdził oba zdarzenia, może powołać obie przesłanki. Przemawia za tym sposób, w jaki Izba rozpoznaje odwołania. Orzeka wyłącznie w granicach zarzutów, a odwołanie uwzględnia tylko wtedy, gdy naruszenie miało lub może mieć istotny wpływ na wynik postępowania. W jednej ze spraw z 2024 r. zamawiający odrzucił ofertę z dwóch powodów, a wykonawca zaskarżył tylko jeden. Izba oddaliła odwołanie. Uznała, że rozstrzygnięcie tego zarzutu nie miało znaczenia dla wyniku, skoro niezaskarżona podstawa nadal utrzymywała odrzucenie. Przesłanka braku zgody ma jednak warunek wstępny, który podkreśla też Urząd Zamówień Publicznych w komentarzu do przesłanek odrzucenia: zamawiający musi wcześniej zwrócić się do wykonawcy o przedłużenie terminu.
Każda podstawa potrzebuje własnych faktów
Podstawa odrzucenia oferty wymaga czegoś więcej niż numeru przepisu w zawiadomieniu. Ustawa każe podać uzasadnienie faktyczne i prawne. W 2025 r. Izba uwzględniła odwołanie wykonawcy, któremu zamawiający wskazał kilka podstaw odrzucenia, ale okoliczności opisał tylko przy części z nich. Brakujących faktów zamawiający nie dopisze w odpowiedzi na odwołanie ani na rozprawie. Wykonawca broni się przed treścią pisma, które dostał, i właśnie ona wyznacza granice sporu.
Uzasadnienie niezgodności wskazuje konkretne wymaganie z dokumentów zamówienia, to, co wykonawca zaoferował, oraz fragment wyjaśnień, w którym sam przyznał, że wymagania nie spełnia. Opis braku zgody opiera się na datach: kiedy i którym kanałem zamawiający wysłał prośbę, o ile dni chciał przedłużyć termin i do kiedy czekał na odpowiedź. Zamyka go stwierdzenie, że do upływu dotychczasowego terminu związania pisemne oświadczenie nie wpłynęło.
Tak zbudowana podstawa odrzucenia oferty ma dwa filary o różnej wadze. Najbezpieczniej potraktować niezgodność z warunkami zamówienia jako przesłankę zasadniczą, bo przesądza o losie oferty niezależnie od kalendarza. Brak zgody pełni rolę przesłanki dodatkowej, choć w pełni samodzielnej. Utrzyma odrzucenie nawet wtedy, gdy wykonawca zdoła podważyć ocenę techniczną swojej oferty.
Prośba o przedłużenie terminu też musi być bez zarzutu
Podstawa odrzucenia oferty oparta na braku zgody działa tylko wtedy, gdy prośba zamawiającego skutecznie dotarła do wykonawcy przed upływem terminu związania. Izba nakazała unieważnić odrzucenie w sprawie, w której platforma zakupowa wysłała powiadomienie na adresy osób spoza postępowania, a nie do pełnomocników wskazanych w ofercie. W innej sprawie zamawiający przez przeoczenie pominął najwyżej ocenionego wykonawcę, a później odrzucił jego ofertę za brak zgody. Izba kazała tę czynność unieważnić i zwrócić się do wykonawcy o zgodę na wybór oferty po upływie terminu. Potwierdzenie wysłania prośby powinno zatem trafić do akt postępowania.
Liczy się też krąg adresatów. Przepisy nie wyłączają z niego wykonawców, których oferty podlegają odrzuceniu, dopóki zamawiający formalnie ich nie odrzucił. Zapytanie także tych wykonawców jest więc rozwiązaniem bezpiecznym. Znacznie większe ryzyko niesie sytuacja odwrotna. Jeżeli prośba trafiła wyłącznie do wykonawców z niezgodnymi ofertami, termin związania pozostałych ofert mógł upłynąć bez możliwości przedłużenia. Orzecznictwo nie mówi tu jednym głosem. W 2021 r. Izba uznała prośbę skierowaną tylko do jednego wykonawcy za naruszenie zasad przedłużania terminu i zaakceptowała unieważnienie postępowania. W 2025 r., przy pominiętym najwyżej ocenionym wykonawcy, wskazała drogę naprawczą przez wezwanie do zgody na wybór oferty po terminie.
Z zawiadomieniem o odrzuceniu zamawiający nie musi się spieszyć. Ustawa przewiduje przekazanie tej informacji razem z wyborem najkorzystniejszej oferty, więc badanie kolejnych ofert przed formalnym odrzuceniem poprzednich mieści się w procedurze. Odmowa zgody na przedłużenie terminu nie należy do przypadków, w których zamawiający zatrzymuje wadium. Wykonawca odzyska je po upływie terminu związania albo wcześniej, na własny wniosek po odrzuceniu oferty. Ten drugi krok ma swoją cenę, bo złożenie wniosku odbiera wykonawcy prawo do odwołania. Inne rozstrzygnięcia Izby w podobnych sprawach omawia przegląd najnowszych wyroków o odrzucaniu ofert.
#zamówieniapubliczne #pzp #odrzucenieoferty #terminzwiązaniaofertą #krajowaizbaodwoławcza
