Postępowanie podzielone na części rzadko kończy się w jednym rytmie. W jednej części wszystkie oferty odpadły, zamawiający ją unieważnił, a pozostałe wciąż czekają na rozstrzygnięcie. Szacunek tej części wynosi około 45 tys. zł, czyli wyraźnie mniej niż próg stosowania ustawy, więc najprostszym rozwiązaniem wydaje się zapytanie ofertowe według regulaminu wewnętrznego. Zaraz potem pojawia się wątpliwość, czy firmy, które składały oferty na tę część, trzeba poinformować o nowym zakupie. Odpowiedź zależy od tego, czy ten zakup w ogóle może wyjść poza ustawę.
Nowe zamówienie wymaga nowego szacunku
Ustawa każe liczyć wartość zamówienia podzielonego na części łącznie i przy każdej części stosować procedurę właściwą dla całości. Zakazuje też dzielenia zamówienia, gdy prowadzi to do ominięcia przepisów. Wiele osób wyprowadza z tych reguł przekonanie, że unieważniona część zamówienia na zawsze zachowuje wartość całego pierwotnego postępowania. Urząd Zamówień Publicznych zajął inne stanowisko, wyrażone jeszcze pod rządami poprzedniej ustawy i nadal przywoływane przez komentatorów. Po unieważnieniu części zamawiający udziela nowego zamówienia, więc ponownie określa jego przedmiot, od nowa szacuje wartość i do tego szacunku dobiera procedurę.
Unieważniona część zamówienia nie podlega jednak szacowaniu w oderwaniu od reszty planów. Zamawiający sprawdza, czy w tym samym okresie zamierza kupić podobne dostawy albo te same usługi. Zamówień już udzielonych, czyli zakończonych zawarciem umowy, nie dolicza, natomiast wszystko, co dopiero planuje zlecić, wlicza do sumy. Jeśli wynik osiągnie 170 tys. zł netto, zapytanie ofertowe odpada. Ten próg obowiązuje w postępowaniach wszczynanych od 1 stycznia 2026 r., więc nowy zakup jesienią 2026 r. podlega już jemu, nawet gdy pierwotny przetarg ruszył wcześniej.
Największe ryzyko niesie pośpiech. Pozostałe części mogą jeszcze upaść, a zakup poza ustawą zrobiony w trakcie ich rozstrzygania po kolejnym unieważnieniu zaczyna przypominać dzielenie zamówienia. Udzielenie zamówienia z pominięciem wymaganego trybu stanowi samodzielne naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Bezpieczniej poczekać na wynik pozostałych części oraz na upływ terminu na odwołanie od unieważnienia i dopiero wtedy oszacować to, co faktycznie zostało do kupienia.
Małe części dają drugą drogę
Ustawa przewiduje jeszcze jedno rozwiązanie dla zamówień udzielanych w częściach. Zamawiający może do danej części stosować przepisy właściwe dla jej własnej wartości, jeżeli kosztuje ona mniej niż 80 tys. euro przy dostawach i usługach albo mniej niż 1 mln euro przy robotach budowlanych. Według obwieszczenia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych pierwsza z tych kwot odpowiada w latach 2026 i 2027 sumie 344 800 zł. Drugi warunek dotyczy proporcji, bo wszystkie części potraktowane w ten sposób razem nie mogą przekroczyć 20% wartości całego zamówienia. Gdy wartość takiej części nie sięga progu stosowania ustawy, zamawiający kupuje ją poza procedurami ustawowymi. Komentarz Urzędu Zamówień Publicznych zaznacza przy tym, że przepis nie zwalnia z łącznego ustalania wartości.
Z tej możliwości nie da się skorzystać na skróty. Krajowa Izba Odwoławcza wskazała, że zamawiający może udzielić takiej części przed pozostałymi, ale najpierw określa łączną wartość wszystkich części i wartość każdej z nich. Przy części za 45 tys. zł limit kwotowy nie stanowi przeszkody. Próg 20% wymaga już, żeby całe zamówienie było warte co najmniej 225 tys. zł. Dokumentacja powinna też pokazywać, dlaczego zamawiający wyodrębnił właśnie tę część, bo sama chęć szybszego zakupu nie broni się przy kontroli.
Kogo zawiadomić, a kogo zaprosić
Obowiązek zawiadamiania wraca razem z kolejnym postępowaniem prowadzonym według ustawy. Zamawiający niezwłocznie i na piśmie informuje wtedy wykonawców, którzy ubiegali się o zamówienie w unieważnionym postępowaniu, o wszczęciu nowego postępowania na ten sam przedmiot. Przepis działa w każdym trybie, także przy zamówieniu z wolnej ręki. Izba nie zaakceptowała pominięcia zawiadomienia nawet wtedy, gdy zamawiający skrócił okres realizacji nowej umowy o połowę. Przy unieważnieniu jednej części przepisy nie mówią wprost, jak go stosować, a rozsądne odczytanie kieruje pismo do firm, które złożyły oferty właśnie na tę część.
Tryb zamawiający dobiera do nowego szacunku i zwykle będzie to tryb podstawowy. Zamówienie z wolnej ręki wchodzi w grę, gdy w poprzednim trybie podstawowym nikt nie złożył oferty albo zamawiający odrzucił wszystkie oferty, bo wykonawcy nie spełniali warunków udziału lub ich oferty nie odpowiadały warunkom zamówienia, a pierwotne warunki nie zmieniły się istotnie.
Zapytanie ofertowe prowadzone legalnie poza ustawą nie stanowi kolejnego postępowania w jej rozumieniu, dlatego ustawowy obowiązek zawiadamiania go nie obejmuje. Orzecznictwo nie wypowiedziało się o tej sytuacji wprost, ale ustawowa definicja postępowania wskazuje właśnie taki kierunek. Regulamin wewnętrzny może jednak przewidywać własne wymagania, a przepisy o finansach publicznych nadal nakazują wydatki celowe i oszczędne. Zaproszenie firm, które niedawno wyceniały tę samą część, poszerza konkurencję i odbiera argumenty każdemu, kto chciałby zarzucić zamawiającemu nierówne traktowanie.
Unieważniona część zamówienia wymaga też domknięcia w pierwotnym postępowaniu. Zamawiający zawiadamia o unieważnieniu wszystkich wykonawców z tej części, podaje uzasadnienie faktyczne i prawne i publikuje informację na stronie postępowania. Poniżej progów unijnych wykonawcy mają 5 dni na odwołanie, gdy informacja dotarła elektronicznie, i 10 dni przy innej drodze. Wadium wniesione na tę część zamawiający zwraca w ciągu 7 dni od unieważnienia, chyba że termin na odwołanie jeszcze biegnie albo odwołanie czeka na rozstrzygnięcie. W dokumentacji nowego zakupu powinna się znaleźć notatka z ponownego szacowania, uzasadnienie wyboru procedury i potwierdzenia wysłania zaproszeń.
#zamówieniapubliczne #pzp #unieważnienie #zapytanieofertowe #zamawiający
