Można naliczyć karę, wystawić notę, pomniejszyć płatność i czuć się bezpiecznie. A potem przegrać sprawę z wykonawcą o pełne wynagrodzenie. Wystarczy jeden brakujący krok i potrącenie kary umownej nie zadziała.
Kara umowna pozostaje teoretyczna dopóki ktoś nie wyznaczy terminu zapłaty
Wielu zamawiających wychodzi z założenia, że kara umowna staje się należna w momencie, w którym wykonawca naruszył umowę. To intuicyjne, lecz prawnie nieprawdziwe. Kara umowna jest świadczeniem bezterminowym. Dopóki nie powiadomisz wykonawcy o jej naliczeniu i nie wyznaczysz terminu zapłaty, on nie jest jeszcze w obowiązku jej regulować. Mówiąc inaczej, sama kara umowna istnieje w umowie, ale potrącenie kary umownej z faktury nie jest jeszcze możliwe.
Dopiero wezwanie do zapłaty z konkretnym terminem stawia karę w stanie wymagalności. To moment, w którym wierzyciel może żądać konkretnej sumy, a dłużnik musi ją zapłacić w określonym dniu. Bez tego momentu kara umowna pozostaje teoretyczna, a wszelkie próby potrącenia kary umownej z wynagrodzenia wykonawcy są bezskuteczne. Sąd, badając taki spór, przeanalizuje sekwencję dat. Sprawdzi, kiedy doręczono pismo, jaki wyznaczono termin, kiedy złożono oświadczenie o potrąceniu. Jeżeli potrącenie nastąpiło przed upływem terminu z noty, sąd uzna je za chybione. Zasądzi wykonawcy pełne wynagrodzenie z faktury, mimo że nieprawidłowość była realna.
Ta zasada zaskakuje, ponieważ w intuicji zamawiającego wykonawca naruszył umowę i powinien ponieść konsekwencje od razu. Prawo cywilne stawia jednak warunek formalny, którego nie można obejść.
Potrącenie kary umownej z wynagrodzenia wymaga zachowania kolejności
Drugi błąd, który widać często w praktyce, to traktowanie noty obciążeniowej jako dokumentu wystarczającego do wszystkiego naraz. Wielu zamawiających wystawia notę z naliczeniem. Jednocześnie w tym samym piśmie oświadcza, że dokonuje potrącenia kary umownej z bieżącej płatności. Logika jest pozornie prosta, lecz prawnie ta konstrukcja się sypie. W momencie składania oświadczenia o potrąceniu kara nie była jeszcze wymagalna, ponieważ termin z noty dopiero zaczyna biec.
Bezpieczna konstrukcja wymaga oddzielenia tych dwóch czynności w czasie. Najpierw zamawiający wystawia notę obciążeniową, w której jasno opisuje uchybienie, podstawę umowną, kwotę i wyznacza realny termin zapłaty. Siedem dni od doręczenia jest powszechnie akceptowane w obrocie profesjonalnym. Dopiero po upływie tego terminu, jeżeli wykonawca nie zapłacił, zamawiający może złożyć drugie pismo. Składa oświadczenie o potrąceniu, w którym wskazuje obie wierzytelności, czyli tę z tytułu wynagrodzenia wykonawcy i tę z tytułu kary umownej. Z chwilą doręczenia obie umarzają się do wysokości niższej, a zamawiający wypłaca wykonawcy pomniejszoną kwotę.
Dwa pisma, dwie czynności, dwie daty. Dzięki temu sąd nie ma wątpliwości, że wymagalność była, kiedy padło oświadczenie o potrąceniu.
Modelowa sekwencja pism, która broni się w sądzie
Procedurę warto rozpisać tak, żeby każdy etap zostawiał ślad w dokumentacji. Wszystko zaczyna się od stwierdzenia nieprawidłowości i opisania jej w wewnętrznej notatce lub protokole. Następnie zamawiający wysyła wykonawcy pismo wzywające do usunięcia uchybienia lub dostarczenia dokumentów, ponieważ to ono dokumentuje brak współpracy. Jeżeli wykonawca nie reaguje, przychodzi czas na notę obciążeniową z naliczeniem kary umownej i wyznaczeniem terminu zapłaty. Dopiero po upływie tego terminu zamawiający wysyła oświadczenie o potrąceniu. W oświadczeniu opisuje obie wierzytelności i wskazuje, że potrącenie kary umownej z wynagrodzenia następuje z chwilą doręczenia pisma.
Każde z tych pism powinno być doręczone w sposób, który da się udowodnić. Najlepiej sprawdza się list polecony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru albo doręczenie osobiste z podpisem. To po stronie zamawiającego leży ciężar dowodu, że pismo dotarło i że termin upłynął. Pomocne są tu wytyczne UZP dla zamawiających, w których znajdziesz dodatkowe wskazówki dotyczące korespondencji z wykonawcą. Warto też pamiętać, że kara umowna nie podlega VAT, więc dokumentuje się ją notą obciążeniową, nie fakturą.
Z perspektywy zamawiającego ten dodatkowy etap nie jest biurokracją, lecz tarczą. Jeden tydzień różnicy między notą a potrąceniem oddziela skuteczne dochodzenie kary od stracenia całego roszczenia.
#zamówieniapubliczne #karaumowna #potrącenie #zamawiający #wykonawca
