Wniosek o zwrot wadium wygląda na czynność techniczną, ale niesie ze sobą poważne ryzyko. PZP przewiduje cztery podstawy zwrotu wadium na wniosek wykonawcy. Tylko jedna z nich pociąga za sobą sankcje. Chodzi o sytuację, w której wykonawca składa wniosek o zwrot wadium po wyborze oferty najkorzystniejszej. Sam jednak nie został tym wyborem objęty. Taki wniosek rozwiązuje stosunek prawny z zamawiającym, pozbawia wykonawcę prawa do środków ochrony prawnej i obliguje do odrzucenia oferty.
Wykonawcy często składają pismo z prośbą o zwrot wadium w niewłaściwym momencie albo z nieprecyzyjnym uzasadnieniem. Zamawiający czasem traktują takie pismo jako wniosek z najbardziej dotkliwej podstawy i odrzucają ofertę. Orzecznictwo KIO z ostatnich dwóch lat wymaga jednak ścisłej wykładni sankcyjnej przesłanki odrzucenia. Same intencje wykonawcy ani sam fakt napisania pisma o wadium nie wystarczą, by go z postępowania wyeliminować.
Kiedy KIO pozwala odrzucić ofertę, a kiedy odwraca decyzję zamawiającego
Wyrok KIO 616/24 z 12 marca 2024 roku rozstrzygnął sprawę gminy z północy Polski. Postępowanie dotyczyło usług transportowych w zakresie dowozu dzieci do szkoły i przedszkola. Wykonawca przesłał 12 lutego pismo zatytułowane prośbą o zwrot wadium „w związku z zakończonym postępowaniem”. Następnego dnia, 13 lutego, zamawiający dokonał wyboru oferty innego wykonawcy. Dziesięć dni później zwycięzca uchylił się od podpisania umowy. Zamawiający 23 lutego dokonał ponownego wyboru oferty najkorzystniejszej. Równocześnie odrzucił ofertę pierwszego wykonawcy na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 14 PZP. Pismo z 12 lutego potraktował jako wniosek z art. 98 ust. 2 pkt 3 PZP. Izba uwzględniła odwołanie. Stwierdziła, że przesłanki odrzucenia oferty mają charakter sankcyjny i nie podlegają wykładni rozszerzającej. Aby wniosek wpisywał się w hipotezę przepisu, najpierw musi nastąpić wybór oferty najkorzystniejszej, a dopiero potem wpłynąć wniosek wykonawcy. Pismo wpłynęło dzień wcześniej, więc nie pociągało za sobą sankcji.
Wyrok KIO 80/23 z 31 stycznia 2023 roku pokazał sytuację odwrotną. W postępowaniu instytucji centralnej na obsługę płatności doszło do trzech kolejnych przetargów. W drugim z nich, po wcześniejszym wyroku Izby nakazującym odrzucenie oferty konsorcjum, pozostał już tylko jeden wykonawca. Złożył on wniosek o zwrot wadium na podstawie art. 98 ust. 2 pkt 3 PZP. Zamawiający odrzucił ofertę i unieważnił postępowanie z powodu odrzucenia wszystkich ofert. Gdy ogłoszono kolejne, trzecie postępowanie, ten sam wykonawca zaskarżył jego warunki. Izba oddaliła odwołanie. Przy okazji potwierdziła, że złożenie wniosku z tej podstawy w poprzednim postępowaniu skutkowało utratą statusu wykonawcy. Próby cofnięcia takiego wniosku po jego złożeniu są bezskuteczne.
Wniosek o zwrot wadium a odmowa przedłużenia terminu związania ofertą
Wyrok KIO 669/23 z 22 marca 2023 roku ujawnił inną pułapkę. W postępowaniu jednej z instytucji państwowych zwycięzca zabezpieczył ofertę poręczeniem regionalnego funduszu poręczeniowego. Treść poręczenia przewidywała, że wygasa ono z chwilą złożenia wniosku o zwrot wadium przez wykonawcę. Konkurent zaskarżył wybór i wskazał, że taka konstrukcja myli zwolnienie wadium przez zamawiającego z wygaśnięciem zabezpieczenia. Izba uwzględniła odwołanie i nakazała odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 14 PZP. Sam wniosek wykonawcy o zwrot nie powoduje bowiem automatycznego wygaśnięcia zabezpieczenia po stronie gwaranta. Zwolnienie wadium w formie niepieniężnej następuje dopiero przez oświadczenie zamawiającego skierowane do gwaranta lub poręczyciela.
Wyrok KIO 174/24 z 8 lutego 2024 roku ujął problem inaczej. Zgoda na przedłużenie terminu związania ofertą bez przedłużenia ważności wadium jest bezużyteczna. Wykonawca przedłużył termin związania ofertą w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego, ale nie przedłużył gwarancji ubezpieczeniowej ani nie wniósł nowego wadium. Izba potwierdziła zasadność odrzucenia oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 14 PZP. Wyrok został utrzymany w mocy przez Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku XXIII Zs 46/24 z 22 maja 2024 roku. Wadium musi być utrzymywane nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą, również tego wydłużonego.
Wyrok KIO 854/25 z 28 marca 2025 roku odsłonił scenariusz odwrotny. Gmina z południa Polski wezwała wykonawców do przedłużenia terminu związania ofertą, ale przez błąd organizacyjny pominęła wykonawcę najwyżej ocenionego. Wadium wygasło. Zamawiający najpierw wybrał ofertę pominiętego wykonawcy, potem unieważnił wybór. Następnie unieważnił całe postępowanie. Powołał art. 226 ust. 1 pkt 12 i 14 oraz art. 255 pkt 6 PZP. Izba uwzględniła odwołanie. Nakazała unieważnić wszystkie trzy czynności zamawiającego. Następnie zamawiający ma wezwać wykonawcę do pisemnej zgody na wybór jego oferty na podstawie art. 252 ust. 2 PZP. Wykonawca nie miał możliwości wyrazić zgody na przedłużenie terminu związania ofertą ani wnieść wadium na wydłużony okres. W takiej sytuacji zamawiający nie mógł odrzucić jego oferty.
Dopóki postępowanie trwa i jego oferta nie została odrzucona, wniosku o zwrot wadium nie składa pochopnie. Robi to świadomie i z pełną akceptacją skutków. Na wezwanie do przedłużenia terminu związania ofertą odpowiada odrębnym oświadczeniem o odmowie, nie wnioskiem o zwrot wadium. Wadium wraca wówczas z urzędu po upływie terminu związania ofertą.
#wadium #pzp #wyrokikio #zamowieniapubliczne #noweprzetargi
