Dla działu zamówień centralny rejestr umów JSFP oznacza zupełnie nową rutynę. Każda umowa wydatkowa trafia do publicznej bazy widocznej dla każdego obywatela bez wniosku o dostęp do informacji publicznej. Próg kwotowy zniknął, więc do rejestru pójdzie zarówno wielomilionowa inwestycja budowlana, jak i zakup kserówki za kilkaset złotych. Skala obowiązku jest masowa, a odpowiedzialność spoczywa na kierowniku jednostki, który nie przerzuci jej już w całości na księgowość ani na dział zamówień.

Na papierze mechanika wygląda banalnie. Jednostka zawiera umowę, ktoś w jej strukturze wprowadza dane do systemu, kierownik weryfikuje i akceptuje, informacja staje się publiczna. W praktyce każde z tych ogniw wymaga procedury wewnętrznej, podziału ról i jasnych zasad, czyje błędy gdzie kończą. Bez tego rejestr po kilku tygodniach zamieni się w bazę wpisów niespójnych, sprzecznych ze sobą i podatnych na zarzuty organów kontroli.

Co dokładnie trafia do rejestru

Obowiązek obejmuje umowy będące zamówieniem w rozumieniu prawa zamówień publicznych. Umowa musi być odpłatna, jej przedmiotem ma być nabycie dostawy, usługi lub roboty budowlanej, a stroną jest jednostka sektora finansów publicznych albo podmiot zawierający umowę na jej rzecz. Próg kwotowy nie obowiązuje, więc do rejestru wpadają także zakupy poniżej dotychczasowych granic stosowania pełnej procedury.

Liczy się również forma zawarcia umowy. Publikacji podlegają umowy w czterech formach:

• pisemnej,
• elektronicznej,
• szczególnej,
• dokumentowej.

Umowy zawierane ustnie pozostają poza obowiązkiem, choć kierownik może podjąć decyzję o ich dobrowolnym ujawnieniu. Praktyka pokaże, czy ta możliwość okaże się przydatna przy drobnych zakupach potwierdzanych jedynie fakturą.

Ustawa wymaga publikacji między innymi:

• konkretnego opisu przedmiotu umowy,
• źródeł finansowania ze wskazaniem ewentualnych środków unijnych,
• statusu umowy oraz dnia jej zakończenia,
• podstawy prawnej wyłączenia jawności w razie ograniczenia dostępu do danych wrażliwych.

Opis przedmiotu wymaga szczególnej uwagi. Ogólnikowa „usługa” albo „dostawa” to wpis, który nie spełnia warunku konkretnej identyfikacji świadczenia i ściąga uwagę kontroli w pierwszej kolejności. Standard opisu w jednostce trzeba ujednolicić, najlepiej w postaci wewnętrznej instrukcji wskazującej, jak nazywać typowe kategorie zakupów.

Kiedy publikować i co z aneksami do starych umów

Termin na wprowadzenie informacji o umowie wynosi maksymalnie trzydzieści dni od dnia jej zawarcia. Ten sam termin biegnie od każdej zmiany, od aneksowania, od rozwiązania lub odstąpienia. Wcześniejsze projekty zakładały czternaście dni, ostatecznie ustawodawca przychylił się do głosów praktyków i wydłużył okres. Trzydzieści dni nie oznacza jednak komfortu. Liczba umów w typowej jednostce samorządowej jest tak duża, że bez stałej rutyny aktualizacji rejestr szybko rozjedzie się z rzeczywistością.

Najczęstsze pytanie zamawiających dotyczy umów zawartych przed pierwszym lipca. Odpowiedź jest jednoznaczna. Obowiązek publikacji dotyczy wyłącznie umów zawartych od dnia wejścia w życie regulacji. Umowy podpisane wcześniej pozostają poza rejestrem, nawet jeśli są nadal realizowane, nawet jeśli pojawiają się do nich aneksy. Aneks nie tworzy nowej umowy, lecz modyfikuje stosunek prawny istniejący od daty zawarcia umowy pierwotnej. Umowa z marca dwa tysiące dwudziestego szóstego nie trafia do rejestru, choć obowiązuje jeszcze przez dwa lata. Umowa zawarta drugiego lipca dwa tysiące dwudziestego szóstego, choćby na sto pięćdziesiąt złotych, podlega pełnej publikacji.

Dane pozostają w rejestrze przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać. To długi horyzont, w którym ewentualne błędy w opisach pozostaną widoczne dla każdego, kto zechce sprawdzić aktywność jednostki.

Wyłączenia i odpowiedzialność, czyli gdzie kierownik musi spojrzeć dwa razy

Nie wszystkie umowy wydatkowe trafią do rejestru. Ustawa wymienia katalog wyłączeń, w którym znajdują się:

• umowy o pracę,
• umowy zawierane przez służby specjalne i jednostki podległe ministrowi obrony narodowej,
• umowy związane z czynnościami operacyjno-rozpoznawczymi,
• inne kategorie objęte szczególną ochroną.

Wyłączenia dotyczą całych typów umów, a nie pojedynczych zapisów. Jednostka, która chce skorzystać z wyłączenia części informacji w ramach zwykłej umowy, musi wskazać podstawę prawną tego ograniczenia oraz osobę lub organ, które podjęły decyzję. Każde wyłączenie zostawia w rejestrze ślad, więc strategia ukrywania danych pod pretekstem ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa szybko ujawni słabość uzasadnienia.

Odpowiedzialność za rejestr leży po stronie kierownika jednostki. Ustawodawca zrezygnował z odrębnej odpowiedzialności karnej za brak wpisu w ustawie o finansach publicznych, ale przeniósł ten ciężar w obręb ustawy o dostępie do informacji publicznej. Brak publikacji albo publikacja danych nieprawdziwych pozostaje czynem zagrożonym sankcją, a kontrola NIK i organy ścigania dostały dodatkowe narzędzie do sprawdzania, czy informacje o wydatkach publicznych trafiają tam, gdzie powinny.

Dla działu zamówień to oznacza jedno. Im wcześniej w jednostce powstanie procedura wewnętrzna z jasnym podziałem ról, im szybciej zinwentaryzowane zostaną wszystkie strumienie umów, a opisy ujednolicone do jednego standardu, tym mniejsze ryzyko, że pierwsze tygodnie obowiązywania rejestru zamienią się w gaszenie pożarów. Po pięciu odroczeniach terminu nie ma już szansy na kolejne. Rejestr stał się faktem, a dane z każdej zawartej od lipca umowy stały się powszechnie dostępne.

#zamówieniapubliczne #pzp #centralnyrejestrumow #crujsfp #finansepubliczne