Zamawiający ogłasza przetarg nieograniczony z terminem składania ofert w poniedziałek 26 października 2026 roku. Od razu musi ustalić dwie rzeczy: do kiedy wykonawcy mogą zadawać pytania z gwarancją odpowiedzi i do kiedy sam publikuje wyjaśnienia bez ruszania terminu ofert. Termin na pytania do SWZ regularnie wraca w rozmowach praktyków, choć ustawa opisuje go dość precyzyjnie. Kłopoty zaczynają się przy liczeniu dni wstecz i przy pytaniach, które przychodzą dzień za późno.
Liczenie zaczyna się dzień przed terminem ofert
W przetargu nieograniczonym ustawa łączy obowiązek odpowiedzi z momentem, w którym pytanie trafia do zamawiającego. Jeśli wniosek o wyjaśnienie wpłynie najpóźniej na 14 dni przed upływem terminu składania ofert, zamawiający odpowiada niezwłocznie, a w ostateczności na 6 dni przed tym terminem. Przy terminie skróconym z powodu pilnej potrzeby obie granice maleją do 7 i 4 dni. Tryb podstawowy przewiduje jeszcze krótsze odcinki: 4 dni na pytanie i 2 dni na odpowiedź.
Przetarg unijny z ofertami składanymi wyłącznie elektronicznie może mieć termin ofert o 5 dni krótszy od podstawowych 35 dni. Daje to 30 dni od przekazania ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. Progi 14 i 6 dni obowiązują wtedy bez zmian, bo krótsze granice ustawa wiąże wyłącznie z pilną potrzebą udzielenia zamówienia.
Dnia składania ofert nie wliczasz do rachunku. Odliczasz dni wstecz od dnia poprzedniego, dlatego ostatni dzień na skuteczne pytanie wypada zawsze w ten sam dzień tygodnia co termin ofert. Tak samo liczy Urząd Zamówień Publicznych w komentarzu do przepisów o wyjaśnianiu specyfikacji. Godzina otwarcia ofert nie przesuwa granicy, bo jednostką rachunku pozostaje pełny dzień kalendarzowy, a termin upływa o północy.
W opisanym przetargu termin na pytania do SWZ mija w poniedziałek 12 października o północy. Każde pytanie, które wpłynie do tego momentu, zamawiający ma obowiązek wyjaśnić. Na publikację odpowiedzi ustawa daje mu czas do końca wtorku 20 października. Żaden z tych dni nie jest wolny od pracy, więc nic się nie przesuwa.
Gdyby ostatni dzień na pytanie wypadł w sobotę, niedzielę lub święto, Urząd uznaje, że w terminie mieści się wniosek złożony w najbliższym dniu, który nie jest sobotą ani dniem wolnym od pracy. Przy terminie na odpowiedź stanowiska komentatorów się różnią, a orzecznictwo się w tej sprawie nie wypowiedziało. Bezpieczniej więc opublikować wyjaśnienia przed weekendem.
Spóźniona odpowiedź i spóźnione pytanie to dwie różne sytuacje
Zamawiający, który nie zdąży do 20 października odpowiedzieć na pytanie złożone najpóźniej 12 października, musi przedłużyć termin składania ofert. Ustawa każe mu dodać tyle czasu, ile wszyscy zainteresowani wykonawcy potrzebują, żeby poznać wyjaśnienia i przygotować ofertę. Minimalnej liczby dni przepis nie podaje, więc zamawiający ocenia ją sam, biorąc pod uwagę wagę i zakres odpowiedzi.
Pytanie, które przychodzi 13 października albo później, nie rodzi już żadnego obowiązku. Zamawiający może je pominąć albo odpowiedzieć dobrowolnie, nawet tylko na część wątpliwości. Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że wykonawca nie zaskarży skutecznie braku odpowiedzi na pytanie zadane po terminie, skoro odpowiedź nie była obowiązkowa. Prośba o przesunięcie terminu zawarta w spóźnionym wniosku też niczego nie wymusza, choć zamawiający może ją uwzględnić z własnej inicjatywy. Dobrowolne wyjaśnienie opublikowane 21 października samo nie zmusza zatem zamawiającego do przesuwania terminu ofert.
Zamawiający, który odpowiada tylko na wybrane spóźnione pytania, powinien uważać na ich dobór. Pominięte pytanie o realną niejasność opisu przedmiotu zamówienia może wrócić w zarzucie nierównego traktowania wykonawców albo w sporze o porównywalność ofert.
Inaczej jest, gdy odpowiedź wykracza poza wyjaśnienie. Dopisana pozycja w przedmiarze, nowe wymaganie techniczne albo inny termin realizacji zmieniają specyfikację. Izba od lat traktuje odpowiedzi, które po cichu zmieniają opis przedmiotu zamówienia, jako integralną część dokumentacji, która wiąże wykonawców i decyduje o ocenie ofert. Gdy taka zmiana jest istotna dla przygotowania ofert albo wymaga od wykonawców dodatkowego czasu, zamawiający przedłuża termin bez względu na datę wpływu pytania. Zmiana czysto porządkowa, która niczego nie dodaje do zakresu prac, takiego obowiązku nie rodzi.
W przetargu unijnym nowy termin oznacza też ogłoszenie o zmianie przekazane Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. Zmienioną specyfikację zamawiający udostępnia dopiero po publikacji tego ogłoszenia. Wyjątek dotyczy sytuacji, w której nie dostanie powiadomienia o publikacji w ciągu 48 godzin od potwierdzenia otrzymania ogłoszenia przez Urząd.
Przedłużony termin ofert nie otwiera nowej rundy pytań
Przesunięcie terminu składania ofert nie daje wykonawcom dodatkowego czasu na wnioski o wyjaśnienie. Ustawa mówi wprost, że przedłużenie nie wpływa na bieg terminu na pytania, a Urząd Zamówień Publicznych liczy go zawsze od pierwotnej daty składania ofert. Termin na pytania do SWZ zostaje więc przy 12 października, nawet gdy oferty wpłyną w listopadzie.
Ta reguła obejmuje także pytania o postanowienia, które zamawiający zmienił po tej dacie. Wykonawca może o nie zapytać, a zamawiający może odpowiedzieć, przepisy nie gwarantują jednak odpowiedzi. Gdy zmiana jest poważna, a dodany czas zbyt krótki, wykonawca kwestionuje samą zmianę specyfikacji w odwołaniu, w terminie liczonym od jej udostępnienia. Termin na pytania do SWZ nie odżywa przy tym na nowo, nawet jeśli zamawiający przebudował opis przedmiotu zamówienia.
Słowo „niezwłocznie” w przepisie też ma znaczenie. Zamawiający, który pytanie z 1 października wyjaśnia dopiero 20 października, mieści się w ostatecznej granicy. Zostawia jednak wykonawcom mało czasu na wycenę i naraża się na zarzut zbędnej zwłoki. Odpowiedzi publikowane partiami, na bieżąco i z kilkudniowym zapasem, znacznie lepiej chronią harmonogram. Treść pytań i wyjaśnień zamawiający zamieszcza na stronie internetowej prowadzonego postępowania i nie ujawnia, kto pytał.
Wykonawca ma tu prostszą rachubę. Pytanie wysłane do 12 października daje mu prawo do odpowiedzi, a wysłane dzień później zależy już tylko od decyzji zamawiającego. Kalkulatory terminów dostępne w sieci przyspieszają rachunek, jednak ich wynik każda ze stron porównuje z kalendarzem świąt i z pierwotną datą składania ofert.
KIO 2358/21, wyrok z 16 września 2021 r. Termin ofert, skrócony z powodu pilnej potrzeby, upływał 2 sierpnia 2021 r. Wnioski z gwarancją odpowiedzi musiały więc wpłynąć do 26 lipca, a wykonawca złożył je 29 lipca. Zamawiający nie miał obowiązku odpowiadać i mógł udzielić odpowiedzi niepełnej. Skoro odpowiedź nie była obowiązkowa, jej braku nie dało się skutecznie zaskarżyć, więc Izba oddaliła odwołanie.
KIO 3026/21, wyrok z 9 listopada 2021 r. W trybie podstawowym termin na pytania kończył się w sobotę 11 września, a pytania wpłynęły w niedzielę 12 września. Odwołujący twierdził, że były spóźnione. Zamawiający powołał się na przepis kodeksu cywilnego o terminach kończących się w dzień wolny i wskazał jako koniec terminu poniedziałek 13 września. Izba uznała twierdzenie odwołującego za niepotwierdzone, bo nie zakwestionował on tego stanowiska na rozprawie. Dodała, że kwestia ta nie miała znaczenia dla sporu. Nakazała unieważnić czynność unieważnienia postępowania, bo wydzielenie w przedmiarze osobnej pozycji na nakładki ochronne drzwi miało charakter porządkowy i nie wymagało przedłużenia terminu ofert.
KIO 1462/24, wyrok z 20 maja 2024 r. Wykonawca złożył wniosek dzień przed terminem ofert i poprosił o przesunięcie tego terminu. Wniosek nie zobowiązywał zamawiającego ani do odpowiedzi, ani do przedłużenia terminu. Brak obowiązku nie wykluczał jednak reakcji, bo zamawiający mógł z własnej inicjatywy zmienić specyfikację i przesunąć termin. Izba oddaliła odwołanie konkurenta.
#zamówieniapubliczne #pzp #przetargi #swz #zamawiający
