Startujesz w przetargu. Twoja firma nie ma wystarczającego doświadczenia, więc dogadujesz się z inną firmą – ona „użycza” Ci swojego dorobku, żebyś mógł spełnić wymagania zamawiającego. Składasz ofertę i czekasz. Po jakimś czasie dostajesz informację: oferta odrzucona. Powód? Nie załączyłeś zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby. I tutaj pojawia się pytanie – czy zamawiający miał prawo tak po prostu odrzucić Twoją ofertę? Krótka odpowiedź: nie zawsze.
Żeby zrozumieć dlaczego, trzeba zacząć od podstaw. Przepisy pozwalają Ci korzystać z cudzego doświadczenia, sprzętu czy zdolności finansowych, żeby spełnić warunki przetargu. Nazywa się to poleganiem na zasobach podmiotu trzeciego i jest to rozwiązanie szczególnie przydatne dla mniejszych firm. Nie musisz zakładać konsorcjum ani wchodzić w formalną spółkę – inna firma po prostu deklaruje, że odda Ci do dyspozycji to, czego potrzebujesz.
Samo Twoje słowo jednak nie wystarczy. Zamawiający chce mieć pewność, że ta druga firma naprawdę się zobowiązała do pomocy. Dlatego musisz złożyć dokument zwany zobowiązaniem podmiotu udostępniającego zasoby. To oficjalne potwierdzenie, że masz wsparcie. Zgodnie z art. 118 ust. 4 PZP taki dokument musi zawierać minimum trzy rzeczy: co dokładnie dostajesz (jaki zakres zasobów), jak
i na jak długo (sposób i okres udostępnienia) oraz czy ta firma będzie realnie pracować przy zamówieniu jako podwykonawca. Ten ostatni punkt jest kluczowy – jeśli pożyczasz czyjeś doświadczenie w robotach budowlanych, to ta firma musi potem faktycznie te roboty wykonywać. Sama konsultacja czy doradztwo to za mało.
Skoro już wiesz, czym jest zobowiązanie i co musi zawierać, przejdźmy do najważniejszego. Co jeśli zapomniałeś je dołączyć? Albo jest w nim błąd? Albo brakuje jakiegoś elementu?
Tu wchodzi art. 128 ust. 1 PZP – przepis, który może uratować Twoją ofertę. Mówi on jasno: jeśli wykonawca nie złożył wymaganych dokumentów, złożył je z błędami albo niekompletne, zamawiający wzywa do ich uzupełnienia. Nie „może wezwać” – wzywa. To obowiązek, nie dobra wola. Zobowiązanie podmiotu trzeciego podlega tym samym zasadom, co oznacza, że zamawiający nie może od razu wyrzucić Twojej oferty tylko dlatego, że czegoś brakuje. Najpierw musi dać Ci szansę na naprawienie błędu. Jeśli tego nie zrobił – złamał przepisy.
W praktyce wezwanie do uzupełnienia dostaniesz w kilku typowych sytuacjach. Pierwsza to brak zobowiązania w ogóle. Zdarza się częściej niż myślisz – przeoczenie, problemy techniczne, błędne założenie że ten dokument składa się później. Zamawiający musi Cię wezwać do jego złożenia. Co ważne, dokument może mieć datę późniejszą niż termin składania ofert. Liczy się to, żeby z treści wynikało, że masz zapewnione wsparcie na czas realizacji zamówienia.
Druga sytuacja to błędy formalne – brak podpisu elektronicznego, zły format pliku, niepełne dane, podpisała niewłaściwa osoba. Takie rzeczy da się naprawić i zamawiający musi dać Ci możliwość poprawienia. Trzecia sytuacja to niekompletna treść. Dokument jest, podpis jest, ale brakuje np. informacji o zakresie zasobów albo o tym, jak firma będzie uczestniczyć w realizacji. To również podlega uzupełnieniu. Pamiętaj przy tym, że zamawiający powinien czytać zobowiązanie razem z innymi dokumentami – referencjami, wykazami. Jeśli całość się zazębia i daje pełny obraz, nie powinien czepiać się szczegółów.
Brzmi dobrze, prawda? Jest jednak granica, której przekroczyć się nie da. Wyznacza ją art. 123 PZP,
a zasada jest prosta: po terminie składania ofert nie możesz nagle zacząć polegać na kimś, na kim wcześniej nie polegałeś. Jeśli w ofercie napisałeś, że sam spełniasz warunki – nie możesz później „dorzucić” podmiotu trzeciego, żeby ratować sytuację. Jeśli polegałeś na firmie A w określonym zakresie – nie możesz teraz rozszerzyć tego zakresu ani dodać firmy B.
Zobrazujmy to przykładem. W ofercie deklarujesz, że masz własne doświadczenie. Po otwarciu ofert okazuje się, że Twoje referencje nie wystarczają. Chciałbyś szybko zdobyć zobowiązanie od znajomej firmy z lepszym portfolio. Nie możesz. Ten pociąg odjechał w momencie upływu terminu składania ofert. Potwierdza to wyrok KIO 281/23 z 15 lutego 2023 r., w którym Izba jasno stwierdziła, że prawo do skorzystania z zasobów podmiotu trzeciego jest ograniczone w czasie i kończy się z upływem terminu składania ofert.
Dlaczego przepisy są tak skonstruowane? Bo pozwalają uzupełniać dokumenty, ale nie pozwalają zmieniać oferty. Zobowiązanie podmiotu trzeciego potwierdza coś, co zadeklarowałeś w ofercie. Możesz je uzupełnić, poprawić, doprecyzować. Ale nie możesz za jego pomocą zmienić tego, na czym Twoja oferta bazuje – to już byłaby niedozwolona modyfikacja. Dlatego od początku dobrze przemyśl,
w jakim zakresie będziesz polegać na cudzych zasobach. Ta decyzja jest praktycznie nieodwracalna.
Jest jeszcze jedna ważna rzecz, o której musisz pamiętać: wezwanie do uzupełnienia dostajesz tylko raz, przynajmniej jeśli chodzi o ten sam brak lub błąd. Zamawiający nie może w nieskończoność dawać Ci kolejnych szans na poprawienie tego samego dokumentu, bo byłoby to niesprawiedliwe wobec innych wykonawców. Więc kiedy dostaniesz wezwanie – zrób to dobrze za pierwszym razem. Sprawdź dokładnie, czego brakuje, i złóż kompletny, poprawny dokument. Drugiej szansy na naprawienie tego samego błędu możesz nie dostać.
Na koniec warto wspomnieć o jeszcze jednej sytuacji: co jeśli problem nie leży w dokumentach, tylko
w samym podmiocie trzecim? Na przykład okazuje się, że jego doświadczenie jednak nie spełnia wymagań. Albo że są wobec niego podstawy wykluczenia. Wtedy zamawiający stosuje art. 122 PZP
i żąda, żebyś albo zamienił ten podmiot na inny, albo sam wykazał spełnianie warunków. To inna procedura niż uzupełnianie dokumentów z art. 128. Możesz też sam, z własnej inicjatywy, wymienić podmiot udostępniający zasoby, ale to ryzykowna zagrywka – jeśli zrobisz to na własną rękę i coś pójdzie nie tak, możesz stracić prawo do kolejnego wezwania.
Podsumowując: jeśli Twoja oferta została odrzucona tylko dlatego, że brakowało zobowiązania podmiotu trzeciego, a zamawiający nie wezwał Cię wcześniej do uzupełnienia – to naruszenie przepisów. Masz prawo wnieść odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej.
#noweprzetargi #zamówieniapubliczne #podmiotrzeci #pzp #kio
