Spółka cywilna nie jest wykonawcą. Brzmi jak prowokacja, ale tak wynika z przepisów i jednolitego orzecznictwa. To nie jest firma w potocznym rozumieniu, nie jest spółką handlową, nie figuruje w KRS. To umowa między wspólnikami, z której nie rodzi się żaden nowy podmiot prawa. Wpisy do CEIDG dotyczą poszczególnych wspólników z osobna, a wykonawcami w rozumieniu prawa zamówień publicznych są więc wyłącznie ci wspólnicy, nie byt o nazwie „XY s.c.” widniejącej na pieczątce. Sama spółka posiada własny NIP jako podatnik VAT oraz numer REGON, co ma znaczenie przy kompletowaniu dokumentów podmiotowych, ale nie zmienia jej statusu w postępowaniu.
Gdy oferta spółki cywilnej wpływa do zamawiającego, wspólnicy wchodzą w postępowanie dokładnie tak, jak konsorcjum, czyli jako wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia. Nie ma znaczenia, że prowadzą wspólne przedsiębiorstwo od piętnastu lat, mają jeden adres, jedno konto i wspólnych pracowników. Na gruncie zamówień publicznych zamawiający traktuje ich jak dwa odrębne podmioty, które zdecydowały się złożyć ofertę razem. Opinia UZP potwierdza to wprost: umowa spółki cywilnej tworzy jedynie stosunek zobowiązaniowy, a nie nowy podmiot.
Z tego wynika pierwszy obowiązek. Każdy wspólnik składa odrębne oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Nie jedno oświadczenie „w imieniu spółki”, nie jeden formularz z pieczątką s.c., lecz tyle oświadczeń, ilu jest wspólników. W postępowaniach powyżej progów unijnych każdy wspólnik wypełnia odrębny formularz JEDZ ze swoimi danymi. Przepisy wprost wskazują, że w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie takie oświadczenie składa każdy z nich. Wpisanie w rubryce „wykonawca” samej nazwy spółki cywilnej stanowi błąd. Prawidłowo wspólnik podaje swoje dane z informacją, że prowadzi działalność w ramach spółki cywilnej.
Oświadczenie o podziale zadań i kwestia pełnomocnictwa
Drugi obowiązek dotyczy oświadczenia o podziale zadań między wspólników. UZP rozstrzygnął to jednoznacznie w swojej opinii: wspólnicy spółki cywilnej składają takie oświadczenie, ale wyłącznie wtedy, gdy zamawiający postawił warunki dotyczące uprawnień do prowadzenia określonej działalności albo doświadczenia i kwalifikacji zawodowych. Pełna treść tej opinii dostępna jest na stronie Urzędu Zamówień Publicznych. Jeśli zamawiający takich warunków nie sformułował, oświadczenie po prostu nie jest wymagane. Gdy wspólnicy posiadają różne kompetencje, wskazują konkretnie, kto wykona jaką część zamówienia. Gdy prowadzą wspólne przedsiębiorstwo i zdobywali doświadczenie razem, mogą zadeklarować, że całe zamówienie wykonają łącznie. Doświadczenie wspólników spółki cywilnej orzecznictwo traktuje jako niepodzielne: to wspólny dorobek jednej organizacji. Warto przy tym wiedzieć, że odejście wspólnika ze spółki nie pozbawia pozostałych prawa do powoływania się na doświadczenie zdobyte w jej ramach.
Trzecia kwestia to pełnomocnictwo. Przepisy wymagają, żeby wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie ustanowili pełnomocnika. Spółka cywilna ma tu pewne ułatwienie w stosunku do typowego konsorcjum. Umowa spółki cywilnej zawierająca postanowienia o reprezentacji może zastąpić odrębny dokument pełnomocnictwa. Przyjmuje się w orzecznictwie, że dokument potwierdzający umocowanie nie musi nosić nazwy „pełnomocnictwo” i może wynikać z umowy spółki lub uchwały wspólników. Warunek jest jednak istotny: umowa musi faktycznie i wyraźnie regulować kwestię reprezentacji w postępowaniu. Generyczny wzór ściągnięty z internetu, w którym nikt nie zadbał o takie zapisy, może nie wystarczyć. Udział w przetargu może też wykraczać poza zakres spraw, do których każdy wspólnik jest umocowany samodzielnie z mocy prawa, dlatego wyraźne postanowienie umowne lub odrębna uchwała wspólników eliminuje ryzyko zakwestionowania reprezentacji przez zamawiającego.
Dokumenty podmiotowe: co od kogo i dla kogo
Wróćmy do zamawiającego z początku. Oferta spółki cywilnej jest najkorzystniejsza, ale formalnie wadliwa. Zamawiający nie powinien jej odrzucać bez uprzedniego wezwania do uzupełnień. Prawo zamówień publicznych daje mu narzędzie w postaci wezwania do złożenia brakujących lub poprawienia nieprawidłowych dokumentów. W odpowiedzi na wezwanie wspólnicy składają odrębne oświadczenia, poprawiają oznaczenie wykonawcy w formularzu, dołączają oświadczenie o podziale zadań (jeśli zamawiający go wymagał) i przedkładają umowę spółki jako dokument potwierdzający umocowanie. Zasada jest prosta: wezwanie do uzupełnienia tego samego braku zamawiający może zastosować jednokrotnie. Więcej o samej procedurze wezwań przeczytasz w [PLACEHOLDER: naszym artykule o uzupełnianiu dokumentów].
Warto zatrzymać się przy dokumentach podmiotowych, bo i tu oferta spółki cywilnej wymaga szczególnego podejścia. Od każdego wspólnika zamawiający może żądać indywidualnie odpisu z CEIDG oraz informacji z Krajowego Rejestru Karnego potwierdzającej brak skazania za wymienione w ustawie przestępstwa. Taki dokument składa każdy wspólnik z osobna, ponieważ KRK dotyczy osoby fizycznej, a sama spółka cywilna nie jest podmiotem zbiorowym w rozumieniu odrębnych przepisów i informacja z KRK dla niej samej nie jest wymagana.
Podobna logika działa przy dokumentach skarbowych i ubezpieczeniowych. Obowiązek podatkowy z tytułu podatku dochodowego ciąży na wspólnikach z osobna, więc zaświadczenie z urzędu skarbowego w tym zakresie składa każdy wspólnik oddzielnie. Spółka cywilna jest natomiast odrębnym podatnikiem VAT i posiada własny NIP, dlatego zaświadczenie skarbowe dotyczące podatku od towarów i usług dotyczy już samej spółki. Podobna zasada obowiązuje przy zaświadczeniach z ZUS: każdy wspólnik odprowadza składki indywidualnie i składa zaświadczenie za siebie. Jeśli jednak spółka zatrudnia pracowników, staje się ich płatnikiem składek i wówczas zamawiający wymaga zaświadczenia z ZUS również od samej spółki. Pominięcie tego dokumentu w postępowaniu, w którym spółka cywilna jest pracodawcą, to jeden z częstszych błędów przy kompletowaniu oferty spółki cywilnej w zamówieniach publicznych.
Formalne zrównanie spółki cywilnej z konsorcjum generuje obowiązki, które przy wieloletniej, stabilnej współpracy wspólników mogą wydawać się przesadzone. Trudno nie przyznać racji krytykom: spółka cywilna to byt trwały, jedna organizacja, jedne zasoby, a mimo to przepisy wrzucają ją do jednego worka z tymczasowym porozumieniem dwóch firm zawiązanym na potrzeby jednego przetargu. Stanowisko UZP i linia orzecznicza są jednak jednolite. Rekomendacja brzmi pragmatycznie: lepiej dopełnić wszystkich formalności i wygrać przetarg, niż ryzykować odrzucenie najkorzystniejszej oferty przez brak drugiego oświadczenia.
#spółkacywilna #zamówieniapubliczne #ofertaspółkicywilnej #formalnościofertowe #noweprzetargi
