Ustawa Prawo zamówień publicznych operuje dwoma różnymi pojęciami dotyczącymi wartości zamówienia. Brzmią podobnie, pojawiają się w różnych momentach procedury – i właśnie dlatego łatwo je pomylić. A pomyłka na tym etapie może mieć konsekwencje.
Wartość orientacyjna pojawia się na etapie planowania. Zamawiający wskazuje ją w planie postępowań o udzielenie zamówień, sporządzanym na podstawie art. 23 PZP, oraz w analizie potrzeb i wymagań, o której mowa w art. 83 PZP. W obu przypadkach chodzi o wartość przybliżoną, wstępną – określaną wtedy, gdy zamawiający dopiero planuje przyszłe zamówienia i nie zna jeszcze wszystkich szczegółów.
Wartość szacunkowa to coś zupełnie innego. Zamawiający ustala ją z należytą starannością bezpośrednio przed wszczęciem postępowania, zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 28 PZP. To na podstawie tej wartości podejmuje decyzję, czy do udzielenia zamówienia będzie stosować przepisy właściwe dla zamówień krajowych czy unijnych. To ona decyduje o wyborze procedury.
Te dwie wartości nie muszą być tożsame – i często nie są. Między sporządzeniem planu postępowań a wszczęciem procedury może minąć kilka miesięcy. W tym czasie ceny na rynku się zmieniają, zakres zamówienia może ulec doprecyzowaniu, pojawiają się nowe okoliczności. Wartość wpisana w planie na początku roku może nie odpowiadać realiom rynkowym w momencie wszczęcia postępowania. Urząd Zamówień Publicznych potwierdza to wprost: orientacyjna wartość zamówienia nie musi być wartością identyczną z wartością szacunkową. Sporządzenie planu postępowań nie jest etapem, w którym szacowana jest wartość zamówienia w rozumieniu przepisów o szacowaniu.
Na początku roku zamawiający sporządza plan postępowań i wpisuje w nim orientacyjne wartości zamówień, które planuje przeprowadzić – na podstawie dostępnych informacji, doświadczeń z poprzednich lat, wstępnych założeń budżetowych. To prognoza, nie zobowiązanie. Gdy przychodzi moment faktycznego wszczęcia postępowania, zamawiający musi ustalić wartość szacunkową zgodnie z rygorystycznymi wymogami ustawy. Oznacza to należytą staranność – czyli rozeznanie rynku, analizę aktualnych cen, uwzględnienie wszystkich składników wynagrodzenia wykonawcy. Wartość szacunkowa musi być aktualna, a nie historyczna.
Choć ustawa nie wymaga, żeby wartość orientacyjna była ustalana z taką samą starannością jak szacunkowa, warto przy jej określaniu pomocniczo stosować zasady szacowania przewidziane w przepisach. Dzięki temu już na etapie planowania można prawidłowo określić przewidywany tryb udzielenia zamówienia. Plan postępowań nie powinien zawierać informacji, które mogłyby wprowadzać w błąd – jeśli wartość orientacyjna jest kompletnie oderwana od realiów rynkowych, podmioty planujące swoje działania na podstawie planu mogą podjąć błędne decyzje biznesowe.
Art. 23 ust. 4 PZP nakłada obowiązek zapewnienia aktualności planu postępowań. Aktualizacja staje się konieczna przede wszystkim wtedy, gdy plany zmieniają się w sposób istotny – na przykład gdy zamówienie pierwotnie planowane jako krajowe przekroczy progi unijne. Aktualizacji wymaga też rezygnacja z planowanego zamówienia albo pojawienie się nowego, które nie było wcześniej uwzględnione.
Warto pamiętać, że obowiązek sporządzenia analizy potrzeb i wymagań z art. 83 PZP dotyczy tylko zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne. Dla zamówień poniżej progów analiza nie jest obligatoryjna. W analizie wskazuje się orientacyjną wartość zamówienia dla każdego z rozważanych wariantów realizacji – to kolejny moment, w którym pojawia się wartość orientacyjna, i kolejny kontekst, w którym nie należy jej utożsamiać z wartością szacunkową ustalaną bezpośrednio przed wszczęciem postępowania.
#noweprzetargi #pzp #zamowieniapubliczne #planpostępowań #szacowanie
