System Rodzajowa Ewidencja Wydatków plus Umowy i Zamówienia ma budowę modułową. Poniżej pokażemy jakie funkcje realizowane są przez moduł WYDATKI W RAMACH UMÓW I ZAMÓWIEŃ w systemie Rodzajowa Ewidencja Wydatków plus Umowy i Zamówienia. Moduł ten grupuje wydatki realizowane w ramach zamówień oraz wydatki realizowane w ramach umów. System daje możliwość wprowadzania zarówno wydatków jedno- jak i wielorodzajowych.
Moduł WYDATKI W RAMACH UMÓW I ZAMÓWIEŃ wywoływany jest z poziomu menu głównego systemu.
U dołu ekranu po lewej stronie znajdują się dodatkowe informacje:
- Okres budżetowy – wskazuje na jakim okresie budżetowym pracujemy aktualnie
- Kontrolka Serwera – zielona – serwer włączony, czerwona – serwer wyłączony, co oznacza brak dostępu do bazy danych.
- Termin upływu ważności licencji – w okresie dwóch ostatnich tygodni ważności licencji termin ten podświetla się na czerwono.
- Limit ilości użytkowników systemu przewidzianych licencją – wskazuje maksymalną ilość użytkowników jaką można dodać w module Administracja/Użytkownicy.
Ekran podzielony jest na dwie części, górna część wyświetla zbiorczo umowy i zamówienia. Dolna część wydatki w ramach poszczególnych umów lub zamówień. Przesuwając kursor po kolejnych rekordach w górnej części tabeli, jeśli do danej umowy lub zamówienia przypisany jest wydatek, wówczas wyświetli się on w dolnej części tabeli. Z tego poziomu realizowane są następujące funkcje:
- Dodawanie umowy lub zamówienia – funkcja pozwala na wprowadzenie umowy lub zamówienia, z uwzględnieniem daty, numeru, numeru w rejestrze dokumentów, kontrahenta (tylko dla umów), przedmiotu umowy lub zamówienia, wartości umowy lub wartości szacunkowej zamówienia oraz rodzaju. Istnieje też możliwość dodania uwag, które nie są wyświetlane w raportach a widoczne są jedynie w trybie podglądu lub edycji. System pozwala na wprowadzenie umów wieloletnich.
- Dodawanie podobnej umowy lub zamówienia – funkcja pozwala na dodanie umowy lub zamówienia podobnego do tego, na którym ustawiony jest kursor.
- Edycja – pozwala edytować istniejącą umowę lub zamówienie.
- Podgląd – pozwala na podgląd umowy lub zamówienia.
- Usuwanie– pozwala na usunięcie umowy lub zamówienia. W przypadku kiedy do umowy lub zamówienia podpięte są wydatki system zablokuje usuwanie rekordu.
- Odświeżanie danych zawartych w kartotece.
- Zmiana statusu – funkcja umożliwia na zmianę statusu umowy lub zamówienia na zakończony lub anulowany. Wartości umów anulowanych nie są brane pod uwagę w podsumowaniach tabel oraz przy zestawieniach.
Dodatkowe funkcje – filtrowanie według:
- Statusu
- Rodzaju
- Miesiąca roku budżetowego
- Typu (Umowa, Umowa wieloletnia, Zamówienie)
Uwaga: system daje możliwość wprowadzania umów wielorodzajowych i wieloletnich oraz zamówień wielorodzajowych.
Funkcje realizowane w dolnej części tabeli:
- Dodawanie wydatku do umowy lub zamówienia (dotyczy wyłącznie umów lub zamówień ze statusem Otwarte) – funkcja pozwala na wprowadzenie wydatku, zarówno do umowy jak i zamówienia, z uwzględnieniem daty, rodzaju dokumentu (faktura, rachunek, inne), kontrahenta, numeru dokumentu, kontrahenta, znacznika (dostawa, usługa, robota budowlana), wartości oraz rodzaju i kodów CPV. Istnieje też możliwość dodania uwag, które nie są wyświetlane w raportach a widoczne są jedynie w trybie podglądu lub edycji.
- Dodawanie podobnego wydatku – funkcja pozwala na dodanie wydatku podobnego do tego, na którym ustawiony jest kursor.
- Edycja wydatku – pozwala edytować dany wydatek.
- Podgląd wydatku – pozwala na podgląd wydatku.
- Usuwanie wydatku – pozwala na usunięcie wydatku.
Dodatkowe funkcje dostępne w dolnej części tabeli – filtrowanie według:
- Kontrahenta
Uwaga: system daje możliwość wprowadzania wydatków wielorodzajowych.
