Wyobraźmy sobie następujący scenariusz. Spółka z o.o. składa ofertę w przetargu. W formularzu ofertowym zaznaczono opcję reprezentacji przez pełnomocnika. Jako pełnomocnik wpisany jest Jan Kowalski, opatrzony dopiskiem Prezes Zarządu. Do oferty załączono uchwałę Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników o powołaniu tej właśnie osoby na funkcję Prezesa. Oferta i załączniki podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez tę samą osobę. Problem polega na tym, że w Krajowym Rejestrze Sądowym figuruje jeszcze poprzedni prezes. Zamawiający staje przed dylematem: czy taka oferta jest ważna?
Odpowiedź brzmi: tak, i to jednoznacznie. Ale żeby zrozumieć dlaczego, trzeba poznać kilka fundamentów, które rządzą całą tą problematyką.
KRS potwierdza, ale nie tworzy. To najważniejsza zasada w całej analizie. Wpis dotyczący zmiany składu zarządu w Krajowym Rejestrze Sądowym ma charakter wyłącznie deklaratoryjny. Oznacza to, że rejestr jedynie oświadcza o czymś, co już się wydarzyło. Powołanie nowego członka zarządu jest skuteczne od momentu podjęcia uchwały przez właściwy organ korporacyjny, a nie od momentu rejestracji tej zmiany w KRS. Sąd Najwyższy potwierdzał tę zasadę wielokrotnie, począwszy od 2002 roku, i linia orzecznicza jest tu jednolita. Nowy prezes pełni swoją funkcję od chwili powołania, nawet jeśli sąd rejestrowy potrzebuje tygodni na wpis.
Warto rozumieć różnicę między wpisami deklaratoryjnymi a konstytutywnymi. Te drugie są warunkiem zaistnienia zmiany prawnej, a nie jej potwierdzeniem. Wpis konstytutywny dotyczy np. powstania spółki, podwyższenia kapitału zakładowego, zmiany umowy spółki, połączeń czy przekształceń. Zmiana składu zarządu do tej kategorii nie należy. Dlatego KRS może przez pewien czas pokazywać nieaktualny skład organu, ale nie wpływa to na ważność czynności podejmowanych przez prawidłowo powołany nowy zarząd.
Uchwała jest mocniejsza niż rejestr. Skoro wpis jest deklaratoryjny, to dokumentem potwierdzającym umocowanie nowego prezesa jest uchwała właściwego organu korporacyjnego (zgromadzenia wspólników, rady nadzorczej, w zależności od postanowień umowy spółki). Orzecznictwo w zamówieniach publicznych potwierdzało to wielokrotnie: wykonawca może skutecznie wykazać umocowanie osoby podpisującej ofertę za pomocą dokumentów korporacyjnych, nawet gdy KRS nie odzwierciedla jeszcze zmian. Rejestr ustanawia jedynie domniemanie prawdziwości swoich danych, ale jest to domniemanie wzruszalne. Można je obalić, przedkładając uchwałę powołującą, protokół zgromadzenia czy potwierdzenie złożenia wniosku o wpis do KRS.
Oznaczenie w formularzu nie przesądza o ważności oferty. W scenariuszu z początku artykułu pojawia się dodatkowa komplikacja: w formularzu zaznaczono reprezentację przez pełnomocnika, chociaż osoba podpisująca jest de facto Prezesem Zarządu działającym jako organ spółki. Mamy tu do czynienia z wadą formalną, a nie merytoryczną. Sposób oznaczenia reprezentacji w formularzu nie stanowi treści oferty w sensie cywilnoprawnym, nie dotyczy istotnych postanowień przyszłej umowy, takich jak cena, termin realizacji czy zakres świadczenia. To informacja porządkowa.
Co więcej, przepisy prawa nie zabraniają udzielania pełnomocnictw członkom zarządu. Prezes Zarządu może działać zarówno jako organ spółki (na podstawie umocowania organicznego), jak i jako pełnomocnik (na podstawie odrębnego pełnomocnictwa). Umocowanie organiczne jest przy tym silniejsze: wynika wprost z ustawy i umowy spółki, a nie z jednostronnej czynności prawnej. Błędne zakwalifikowanie osoby podpisującej jako pełnomocnika, podczas gdy działa ona jako organ, nie wpływa na ważność złożonego oświadczenia woli.
Orzecznictwo jest tu jednoznaczne: odrzucenie oferty nie może następować z błahych, czysto formalnych powodów, które nie wpływają na treść złożonej oferty. Jeśli oferta zawiera wszystkie wymagane elementy merytoryczne, a osoba podpisująca była faktycznie uprawniona do reprezentacji, niezgodne oznaczenie w formularzu nie stanowi podstawy do jej odrzucenia.
Zamawiający musi wezwać, zanim odrzuci. To zasada, która chroni wykonawców przed pochopnymi decyzjami. Jeśli dokumenty załączone do oferty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wątpliwości, zamawiający nie ma prawa od razu odrzucić oferty. Ustawa nakłada na niego bezwzględny obowiązek wezwania do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia dokumentów. Słowo jest tu ważne: ustawa mówi „wzywa”, nie „może wezwać”. To obowiązek obligatoryjny, nie kompetencja uznaniowa.
W analizowanym scenariuszu zamawiający powinien wezwać wykonawcę do złożenia pełnomocnictwa dla osoby podpisującej ofertę albo dokumentu potwierdzającego powołanie nowego członka zarządu (np. uchwały zgromadzenia wspólników), albo aktualnego odpisu z KRS. Wezwanie powinno oferować alternatywy, a wyznaczony termin musi być realny. Warto pamiętać, że pełnomocnictwo i dokumenty korporacyjne zostały wprost zakwalifikowane jako dokumenty podlegające procedurze uzupełniania.
Zasada ta ma swoje ograniczenie: wezwanie przysługuje co do zasady jednokrotnie w odniesieniu do tej samej wady tego samego dokumentu. Dlatego zamawiający powinien formułować wezwania precyzyjnie, wskazując dokładnie, czego oczekuje i w jakiej formie. Nieprecyzyjne wezwanie, które doprowadziło do złożenia niewłaściwego dokumentu, może uzasadniać ponowne wezwanie, bo wada leżała po stronie zamawiającego, nie wykonawcy.
Podpis elektroniczny to jedno, umocowanie to drugie. Zamawiający weryfikuje dwa elementy niezależnie od siebie. Pierwszy to wymogi techniczne podpisu: czy oferta została podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (w zależności od progu zamówienia). Drugi to umocowanie osoby podpisującej: czy miała prawo działać w imieniu wykonawcy.
Oferta podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym nowo powołanego Prezesa jest technicznie prawidłowa. Podpis identyfikuje osobę fizyczną, a kwestia, czy ta osoba była uprawniona do reprezentacji, rozstrzygana jest odrębnie na podstawie dokumentów korporacyjnych. Gdy dane z podpisu nie pokrywają się z danymi w KRS, zamawiający powinien wezwać do uzupełnienia dokumentów potwierdzających umocowanie, a nie automatycznie odrzucać ofertę.
Istotne jest również, że uzupełniany dokument (pełnomocnictwo, uchwała) może mieć datę późniejszą niż termin składania ofert, pod warunkiem że z jego treści wynika umocowanie na dzień dokonania czynności (złożenia oferty). Elektroniczny znacznik czasu nie przesądza o braku wcześniejszego umocowania. To świetna wiadomość dla wykonawców, którzy mogą uzupełnić dokumenty bez ryzyka, że późniejsza data podpisu zdyskwalifikuje ich ofertę.
Brak podpisu to nie to samo co brak umocowania. Orzecznictwo wyraźnie rozróżnia te dwie sytuacje. Jeśli formularz ofertowy w ogóle nie został podpisany, mamy do czynienia z brakiem formy elektronicznej, który jest nieusuwalny i skutkuje odrzuceniem oferty. Natomiast jeśli formularz został podpisany, ale zamawiający nie może na podstawie złożonych dokumentów potwierdzić, że osoba podpisująca była uprawniona, mamy do czynienia z brakiem w zakresie wykazania umocowania. Ten brak jest usuwalny w drodze wezwania do uzupełnienia.
Rozróżnienie to ma ogromne znaczenie praktyczne. Zamawiający, który odrzuci ofertę podpisaną przez nowego prezesa z powodu rozbieżności z KRS, bez uprzedniego wezwania do uzupełnienia dokumentów, naraża się na skuteczne odwołanie. Orzecznictwo jest tu bezlitosne: zaniechanie obowiązku wezwania do uzupełnienia stanowi naruszenie ustawy.
Sekwencja działań zamawiającego nie jest dowolna. Zamawiający, który stwierdzi rozbieżność między osobą podpisującą ofertę a danymi w KRS, powinien działać krok po kroku. Najpierw identyfikuje rozbieżność. Następnie, jeśli sytuacja jest niejednoznaczna, żąda wyjaśnień od wykonawcy. Jeśli wyjaśnienie ujawni brak dokumentu, wzywa do jego uzupełnienia. Po otrzymaniu odpowiedzi ocenia zarówno treść (zakres umocowania na dzień podpisania oferty), jak i formę (wymagany rodzaj podpisu elektronicznego). Dopiero po wyczerpaniu tej procedury może podjąć decyzję o odrzuceniu, jeśli wykonawca nie złożył wymaganych dokumentów w terminie lub jeśli z uzupełnionych dokumentów wynika, że osoba podpisująca faktycznie nie miała umocowania.
Podsumowując: nowo powołany Prezes Zarządu ma pełne prawo podpisywać oferty przetargowe od momentu powołania, niezależnie od stanu wpisu w KRS. Błędne oznaczenie sposobu reprezentacji w formularzu jest wadą formalną, nie merytoryczną. Zamawiający musi wezwać do uzupełnienia dokumentów przed rozważeniem odrzucenia. Wykonawcy powinni natomiast dbać o kompletność składanych ofert: dołączać uchwałę powołującą nowego prezesa, prawidłowo oznaczać sposób reprezentacji i nie bać się odwołań, gdy zamawiający pominie obowiązkową procedurę.
#zamówieniapubliczne #przetargi #krs #reprezentacja #pełnomocnictwo #oferta #zamawiający #wykonawca #noweprzetargi
