Sprawozdanie roczne to obowiązek z art. 82 Pzp, który dotyczy naprawdę każdego zamawiającego – publicznego, sektorowego i subsydiowanego (art. 4–6 Pzp). Nie ma znaczenia, czy jednostka przeprowadziła dwadzieścia postępowań, czy tylko kupiła papier do drukarki. Składa się je elektronicznie przez platformę e-Zamówienia (ezamowienia.gov.pl), obejmuje rok kalendarzowy, a termin upływa 1 marca. W 2026 r. ten dzień wypada w niedzielę, więc faktycznie mamy czas do poniedziałku 2 marca 2026 r.
Jedna zasada rozstrzyga większość wątpliwości dotyczących tego, które zamówienie trafia do którego sprawozdania: liczy się moment zawarcia umowy. Nie data ogłoszenia, nie data wyboru oferty, nie moment zapłaty faktury. Jeśli umowę podpisano 28 grudnia 2025 r. – sprawozdanie za 2025. Jeśli 5 stycznia 2026 r. – za 2026. I uwaga, bo to częsty błąd: zamawiający, który przez cały rok udzielał wyłącznie drobnych zamówień podprogowych, też musi złożyć sprawozdanie. Jedynym powodem, żeby go nie składać, jest sytuacja, w której zamawiający nie zawarł w danym roku ani jednej umowy.
Formularz ma dziewięć sekcji i większość z nich nie sprawia kłopotów. Problem zaczyna się przy dwóch ostatnich, bo obie dotyczą zamówień „wyłączonych” – tyle że w zupełnie innym znaczeniu.
Sekcja VIII zbiera zamówienia wyłączone ze względu na to, czym są – to wyłączenia przedmiotowe z art. 9–14 i art. 363–366 Pzp. Formularz wymienia 68 konkretnych podstaw prawnych: usługi arbitrażowe, niektóre usługi prawne, zamówienia nadawców na nabycie audycji, zamówienia BGK i tak dalej. Jeśli zamówienie mieści się w jednej z tych 68 pozycji – trafia tutaj, niezależnie od wartości.
Sekcja IX to zupełnie inna logika. Tutaj trafiają zamówienia wyłączone dlatego, że ich wartość jest za niska, żeby stosować ustawę. Dla sprawozdania za 2025 r. granicą jest 130 000 zł netto. Nowy próg – 170 000 zł netto – obowiązuje od 1 stycznia 2026 r., ale dotyczy dopiero sprawozdania za rok 2026. Nie wolno ich mylić: wyłączenie przedmiotowe i wyłączenie wartościowe to dwie odrębne kategorie.
Wypełnianie Sekcji IX dla zamówień klasycznych jest technicznie proste – zamawiający wpisuje łączną liczbę zamówień i łączną wartość netto. Żadnego rozbicia na kody CPV, żadnych nazw wykonawców. Zamawiający sektorowi i ci z dziedzin obronności mają nieco więcej pracy, bo ich Sekcja IX wymaga dodatkowo podziału na dostawy, usługi i roboty budowlane. W obu przypadkach jednak prawdziwy problem nie leży w formularzu, tylko w tym, żeby wiedzieć, co do tej kwoty wliczać.
Punktem wyjścia jest definicja zamówienia publicznego z art. 7 pkt 32 Pzp – umowa odpłatna zawierana między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług. Brzmi abstrakcyjnie, ale w praktyce sprowadza się do prostego testu: czy zamawiający zapłacił komuś za coś na podstawie umowy cywilnoprawnej? Jeśli tak, a wartość nie przekracza progu – to Sekcja IX.
Dlatego do sprawozdania trafiają umowy zlecenia i umowy o dzieło z osobami fizycznymi – UZP potwierdził to wprost w oficjalnym FAQ. Umowa z ekspertem prowadzącym szkolenie, z informatykiem naprawiającym serwer, z opiekunem w OPS – to wszystko zamówienia publiczne. Trafiają tu też zakupy na fakturę bez formalnej umowy pisemnej, bo sama faktura jest dowodem zawarcia umowy. Dotyczy to materiałów biurowych, tonerów, drobnych zakupów za kilkadziesiąt złotych, paragonów z NIP-em, biletów komunikacyjnych, usług pocztowych i kurierskich, usług IT i prawnych, dostaw mediów (jeśli umowa zawarta w danym roku), paliwa, środków czystości, żywności, drobnych napraw.
Osobna kategoria to usługi hotelarskie w delegacji – i tu pojawia się subtelność, która regularnie budzi wątpliwości. Jeśli zamawiający sam zamawia nocleg i faktura wystawiona jest na niego – to zamówienie publiczne, Sekcja IX. Jeśli natomiast pracownik rezerwuje hotel we własnym imieniu, płaci sam i dostaje od pracodawcy ryczałt albo dietę – zamówienia nie ma, bo zamawiający nie jest stroną umowy z hotelem.
Równie ważne jest to, czego nie wpisujemy. Umowy o pracę nie są zamówieniami publicznymi, bo wynagrodzenie pracownicze wynika ze stosunku pracy, a nie z umowy cywilnoprawnej – art. 4 pkt 4 Pzp wyłącza je wprost. Opłaty administracyjne i sądowe nie wchodzą do sprawozdania, bo nie powstają na podstawie umowy, tylko z mocy przepisów prawa. Abonament RTV to danina publiczna – tak kwalifikuje go sam UZP w FAQ. Opłaty za parkowanie w strefie płatnego parkowania mają ten sam charakter, co potwierdził Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 10 grudnia 2002 r. (sygn. P 6/02). Nie wpisujemy też umów nieodpłatnych (jak użyczenie), rekompensat wypłacanych spółkom komunalnym za realizację zadań publicznych, aneksów do wcześniej zawartych umów (chyba że w istocie tworzą nowe zobowiązanie) ani umów zawartych w latach poprzednich – nawet jeśli są nadal wykonywane. Umowę wykazuje się wyłącznie raz, w roku jej zawarcia.
Skoro umowę wykazuje się w roku zawarcia, pojawia się pytanie: jaką wartość wpisać przy umowach wieloletnich?Odpowiedź: całkowitą wartość za cały okres obowiązywania, jednorazowo. Umowa trzyletnia podpisana w 2025 r. na 300 000 zł netto pojawia się wyłącznie w sprawozdaniu za 2025 r. – nie rozbijamy jej na raty roczne. Przy umowach na czas nieokreślony stosuje się przelicznik: wartość miesięczna pomnożona przez 48 miesięcy (art. 35 ust. 3 pkt 1 Pzp). Wartości podaje się zawsze netto i zawsze z umowy na dzień jej zawarcia – nie z faktury, nie z wykonania, nie po aneksach.
Zmiana progu od 2026 r. to temat, który w najbliższych miesiącach będzie generował dodatkowe zamieszanie. Ustawa z 25 lipca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1173) podniosła próg stosowania ustawy ze 130 000 zł do 170 000 zł netto, ale przepisy przejściowe (art. 7–10 ustawy nowelizującej) stanowią, że postępowania wszczęte przed 1 stycznia 2026 r. toczą się według starych zasad. Przekłada się to na sprawozdawczość w konkretny sposób: zamówienia z przedziału 130 000–169 999,99 zł udzielone w 2026 r. na podstawie nowych postępowań trafią do Sekcji IX jako podprogowe. Ale te same kwoty, jeśli wynikają z postępowań wszczętych jeszcze w 2025 r. – nawet gdy umowę podpisano dopiero w 2026 r. – wykazuje się w Sekcji II jako zamówienia ustawowe.
Na koniec – błędy, które powtarzają się co roku: pomijanie drobnych zakupów i umów cywilnoprawnych, podawanie wartości brutto zamiast netto, rozbijanie umowy wieloletniej na poszczególne lata, wpisywanie kwoty faktycznie wydatkowanej zamiast wartości z umowy, wliczanie wynagrodzeń pracowniczych albo opłat sądowych, mylenie Sekcji VIII z Sekcją IX, niezłożenie sprawozdania w sytuacji, gdy zamawiający udzielał wyłącznie zamówień podprogowych.
Najlepszym zabezpieczeniem przed nimi jest bieżąca ewidencja przez cały rok – prosty arkusz z trzema zakładkami: zamówienia ustawowe, podprogowe i wyłączone przedmiotowo. Wpis każdej umowy i faktury w ciągu kilku dni od zawarcia, kwartalne uzgodnienie z księgowością i porównanie z paragrafami budżetowymi (421, 427, 430) pozwala kontrolować, czy suma zamówień tożsamych przedmiotowo nie zbliża się do progu. Kilka minut dziennie oszczędza tygodnie gorączkowej pracy w lutym. Komplet materiałów pomocniczych – zasady sporządzania, instrukcja techniczna i FAQ – dostępny jest na stronie gov.pl/web/uzp.
#noweprzetargi #zamówieniapubliczne #sprawozdanieuzp #pzp #przetargi
