Poniżej pokażemy w jaki sposób przed dodaniem nowego roku budżetowego wprowadzić umowy wieloletnie rozciągające się na więcej niż jeden okres budżetowy.

W naszym przykładzie wprowadzimy umowę na dostawy żywności, jaka zawarliśmy z fikcyjnym kontrahentem – Hurtownią Artykułów Spożywczych JARZYNA. Umowa zawarta została 2 września 2014 roku i obowiązywać będzie przez okres 1 roku – do sierpnia 2015 roku. W naszym systemie będzie to umowa wieloletnia, ponieważ czas jej obowiązywania trwa zarówno w roku 2014 jak i 2015. Zakładamy, że wartość umowy to 120 000 zł netto, po 10 000 zł w każdym miesiącu.Aby wprowadzić taką umowę, korzystamy z kartoteki UMOWY w lewym menu programu.

Korzystając z opcji DODAJ UMOWĘ, wprowadzamy naszą umowę do systemu. Dla umów wieloletnich konieczne jest zaznaczenie opcji UMOWA WIELOLETNIA. Jeśli wcześniej wprowadzone umowy są umowami wieloletnimi, w każdej chwili możemy wchodząc w edycję danej umowy zaznaczyć opcję, że jest to umowa wieloletnia, wówczas przy dodawaniu nowego okresu budżetowego zostaną one uwzględnione i będą przepisane na kolejny rok.

Po wprowadzeniu nowego roku budżetowego umowy wieloletnie powinny zostać przepisane do niego. Prześledźmy w jaki sposób się to odbywa.

Najpierw dodajemy nowy okres budżetowy. W tym celu w lewym menu wybieramy kartotekę ADMINISTRACJA (opcja dostępna wyłącznie dla osób posiadających uprawnienia administratora systemu). W kartotece tej wybieramy z menu opcję OKRESY BUDŻETOWE. Następnie zielonym przyciskiem dodajemy okres budżetowy. Wypełniamy wszystkie pola.

Naniesione zmiany polegające na dodaniu nowego okresu budżetowego widoczne będą po ponownym uruchomieniu aplikacji.

Po ponownym zalogowaniu sięgamy do kartoteki UMOWY. Na liście widoczna jest nasza umowa.

Wchodzimy w edycję danych i uzupełniamy rodzaj oraz wartość umowy. Ważne jest aby wartość wprowadzona odpowiadała planowanej wartości obejmującej jedynie rok 2015 – w naszym przypadku będzie to pozostałe 90 000 zł netto, w poprzednim roku bowiem wprowadziliśmy już 40 000 zł.

Jeśli nie chcemy aby przy tworzeniu kolejnego okresu budżetowego – tym razem 2016 – nie przepisała się nasza umowa, musimy zadbać o to żeby odznaczyć opcję UMOWA WIELOLETNIA. Pole to bowiem jest sygnałem dla aplikacji, że w chwili zakładania kolejnego okresu budżetowego rekord ma zostać do niego skopiowany.

UWAGA: Umowy zostaną przepisane do kolejnego okresu budżetowego jedynie z chwilą dodawania nowego okresu budżetowego. Nie dotyczy to sytuacji kiedy mamy już założony okres kolejny budżetowy, wówczas umowy są zapisywane jedynie w ramach bieżącego i kolejnego okresu budżetowego – dla przykładu, umowa wprowadzona jako wieloletnia 2 roku 2017 zapisze się automatycznie jedynie w okresach budżetowych 2017 i 2018, nawet jeśli okres budżetowy 2019 jest już wprowadzony.