Korzystając z wersji demonstracyjnej systemu Rodzajowa Ewidencja Wydatków plus Umowy i Zamówienia może okazać się, że chcielibyśmy rozpocząć wprowadzanie własnych dokumentów, stworzyć własny słownik rodzajowy lub kartotekę kontrahentów. Nie wystarcza nam bowiem baza przykładowa – nie odzwierciedla ona specyfiki funkcjonowania naszej instytucji. W przyszłości wprowadzone do wersji demonstracyjnej dane chcielibyśmy wykorzystać w wersji pełnej do której zakupu się przymierzamy w przyszłości – z takimi pytaniami spotykamy się często. Poniżej przedstawimy w jaki sposób możemy szybko i prosto wyczyścić bazę systemu Rodzajowa Ewidencja Wydatków plus Umowy i Zamówienia.
Sposób I – bardziej mozolny:
Kasujemy wszystkie dokumenty w bazie. System posiada szereg zabezpieczeń przed skasowaniem powiązanych ze sobą rekordów. Nie da się np. skasować pozycji w słowniku rodzajowym jeśli jest ona wykorzystywana przy jakimkolwiek wpisie np. wydatku. Zatem jeśli zachowamy odpowiednią kolejność kasowania, wówczas system pozwoli nam wyczyścić bazę danych. Kasujemy poszczególne pozycje w następującej kolejności:
- Wydatki z kartoteki wydatków
- Zamówienia z kartoteki zamówień
- Umowy z kartoteki umów
- Kontrahenci z kartoteki kontrahentów
- Pozycje ze słownika rodzajowego
Sposób II – prostszy i zdecydowanie bardziej polecany:
W celu usunięcia bazy danych wchodzimy w menu Administracja, następnie w górnym menu wybieramy „Funkcje” a następnie „Usuwanie bazy”. Funkcja ta dostępna jest wyłącznie dla administratora. Raz usuniętej bazy nie da się już przywrócić dlatego warto jest sporządzić kopię zapasową w sytuacji gdy wprowadzaliśmy jakieś swoje dane. Po usunięciu bazy danych aplikacja zostanie zamknięta a po ponownym uruchomieniu systemu pusta baza danych utworzy się automatycznie.
Z uwagi na specyfikę działania oprogramowania Rodzajowa Ewidencja Wydatków plus Zamówienia wersja WEB, kolejność czynności związanych z wprowadzaniem danych jest nieco inna niż w wersjach stacjonarnych oprogramowania Rodzajowa Ewidencja Wydatków. Obsługa aplikacji odbywa się za pośrednictwem przeglądarki internetowej i z uwagi na to specyfika wprowadzania danych jest inna.
Ważne jest aby przy wprowadzaniu danych po raz pierwszy zachować następującą kolejność:
- wprowadzenie rodzaju,
- wprowadzenie grup kontrahentów oraz kontrahenta,
- wprowadzenie zamówienia,
- wprowadzenie wydatku.
Generalną zasadą jest, że wprowadzając wydatek musimy wcześniej wprowadzić rodzaj oraz kontrahenta tak aby na formatce wprowadzania wydatku mogły pojawić się jego dane.
