Praktyczne Warsztaty Zamówień Publicznych – optymalizacja prowadzenia procedur w 2025 roku. Case Study na bazie najnowszych orzeczeń, interpretacji i wniosków z kontroli.

Dzień I – środa – 23 kwietnia:

do godz. 12.00 – kwaterowanie uczestników według dostępności pokoi, 12.00-18.00 – zajęcia (obiad: 13.00-14.00):

Blok I: Wprowadzenie

1. Specyfika udzielania zamówień publicznych w roku 2025. Zmiany wynikające z Ustawy deregulacyjnej oraz uruchomienia środków z KPO.
2. Zwiększenie efektywności procedur poprzez optymalizację planowania oraz właściwe szacowanie wartości zamówienia.
3. Planowane zmiany w przepisach.

Blok II: Prawidłowy opis przedmiotu zamówienia i jego szacowanie.

1. Obszary optymalizacji procedur: planowanie i szacowanie wartości zamówienia.
2. Wyjaśnienie relacji między budżetem a szacowaniem wartości zamówienia. Niezbędne informacje dla służb księgowych.
3. Kluczowe zapisy oraz niezbędne zapisy w regulaminach wewnętrznych w zakresie szacowania, z uwzględnieniem specyfiki „pracowników merytorycznych”.
4. Korzyści na etapie realizacji umowy wynikające z pełnego wykorzystania narzędzi ustawowych: prawo opcji, wznowienia, zamówienia podobne.
5. Opis przedmiotu zamówienia – współpraca z pracownikiem merytorycznym na etapie przygotowania postępowania i prowadzenia procedury. Prawo opcji w praktyce – najczęstsze błędy Zamawiających.

Dzień II – czwartek, 24 kwietnia:

8.00 – 10.00 – śniadanie, 10.00-18.00 – zajęcia (przerwa obiadowa: 14.00-15.00):

Blok III: SWZ i projekt umowy.

1. Optymalizacja zapisów specyfikacji. Unikanie niepotrzebnych zapisów a zwiększenie ilości składanych ofert.
2. Przygotowanie specyfikacji warunków zamówienia (SWZ) – zawartość SWZ w procedurze poniżej i powyżej progów unijnych. Optymalizacja warunków udziału i kryteriów oceny pod kątem zasady efektywności wydatków publicznych.:

• Zasada efektywności jako fundament procedur zakupowych i uzasadnienie wymagań zamawiającego.
• Warunki udziału w postępowaniu a wymogi stawiane wykonawcom. Odpowiedni poziom jakości a brak wykluczenia wykonawców, którzy są w stanie wykonać zamówienie. Warunki udziału a ryzyko korekt finansowych w zamówieniach współfinansowanych.
• Wzorcowy dobór podmiotowych i przedmiotowych środków dowodowych. Konsekwencje żądania dokumentów niezgodnych z przepisami wykonawczymi.
• Korzystanie z potencjału podmiotów trzecich – podmioty trzecie a obowiązek podwykonawstwa.
• Zapisy dotyczące wadiów. Kiedy warto żądać wadium – argumenty za i przeciw?
• Kryteria oceny ofert – cena 100% – zasady stosowania. Co bada organ kontroli w przypadku zastosowania kryterium ceny przekraczającego 60%.
• Aspekty środowiskowe i społeczne jako element obowiązkowy w zapisach SWZ.
• Wydatkowanie środków z KPO a wytyczne w zakresie konkurencyjności.

3. Optymalizacja projektu umowy pod kątem sprawności jej realizacji. Bezpieczne zapisy umów. Co możemy zmienić w naszych projektach – przykłady dobrych rozwiązań?

Blok IV: Badanie i ocena ofert, wybór oferty najkorzystniejszej.

1. Weryfikacja podmiotowych i przedmiotowych środków dowodowych. Weryfikacja prawidłowości składanych dokumentów.
2. Wadium wniesione przez konsorcjum. Wadium – wniesienie, zwrot, zatrzymanie. W jakiej postaci należy składać wadium wnoszone w formie niepieniężnej? Jakie są zasady zwrotu wadium „z urzędu” a jakie „na wniosek”? Zwrot wadium a możliwość wyboru oferty – zasady postępowania.
3. Oświadczenia oraz dokumenty składane przez podmioty, na których zasobach polega Wykonawca:

• Zasady ograniczania udziału podwykonawców.
• Zasady korzystania z zasobów podmiotów trzecich.
• Podmiot trzeci a obowiązek udziału jako podwykonawca. Czy osoba fizyczna może być podmiotem trzecim w przypadku użyczenia zasobu wiedzy i doświadczenia.

4. Zasady wystosowywania wezwań przez Zamawiającego.
5. Czyn nieuczciwej konkurencji w zamówieniach publicznych w tym rażąco niska cena składowa a czyn nieuczciwej konkurencji. Jak konstruować wezwanie do wyjaśnień rażąco niskiej ceny. Kiedy zasadne jest ponowne wezwanie. Ocena złożonych wyjaśnień w świetle najnowszego orzecznictwa.
6. Badanie oferty konsorcjum.
7. Powtórzenie czynności badania i oceny ofert.
8. Wybór najkorzystniejszej oferty. Odrzucenie oferty – zasady budowania podstawy prawnej i faktycznej. Zaniechanie odrzucenia oferty a możliwe zarzuty organów kontroli.

Blok V: Sytuacje sporne na linii Zamawiający-Wykonawca

1. Sytuacje sporne na etapie poprzedzającym składanie ofert.

• Błędy zamawiającego związane ze zbiorczym udzielaniem odpowiedzi na pytania Wykonawców.
• Modyfikacje specyfikacji wynikające z działań Zmawiającego lub pytań Wykonawców.
• Co robić kiedy pytanie nie jest pytaniem o wyjaśnienie treści specyfikacji.
• Konsekwencje dla Zamawiającego braku udzielenia odpowiedzi na pytanie złożenie po ustawowym terminie a wskazujące na błąd Zamawiającego – strategie działań Wykonawców a bezpieczeństwo osób odpowiedzialnych w jednostce.

2. Sytuacje sporne po otwarciu ofert:

• Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Zasady stosowania wezwania do wyjaśnień a wezwania do uzupełnienia.
• Oferta niezgodna z warunkami zamówienia.
• Obowiązkowe poprawienie omyłek w ofertach – zakres działań zamawiającego – konsekwencje przedwczesnego odrzucenia oferty w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE.
• Błędy w zakresie badania i oceny w zakresie występowania rażąco niskiej ceny.
• Kiedy wymagane jest nowe postępowanie o udzielenie zamówienia.

Blok VI: Niuanse proceduralne – Case Study.

Dzień III – piątek, 25 kwietnia:

do godz. 9.00 śniadanie, 9:00-11.00 – zajęcia, 11.00 – II śniadanie; do godz. 11.30 – wykwaterowanie uczestników

Blok VII: Optymalna umowa w zamówieniach publicznych i jej realizacja.

1. Zapisy umowy utrudniające jej późniejszą realizację Elementy umowy generujące prawdopodobieństwo konfliktu sądowego z Wykonawcą.
2. Praktyczne problemy związane z realizacją umowy o udzielenie zamówienia publicznego – przegląd.
3. Zabezpieczenie i obrona interesów Zamawiającego w umowie a możliwe zarzuty organów kontroli w oparciu o nieprecyzyjne zapisy umów.
4. Bezpieczne zmiany umowy w przypadku współfinansowania ze środków UE.
5. Ogłoszenie o wykonaniu umowy a naruszenie dóbr osobistych Wykonawcy – Case Study.

Blok VIII: Podsumowanie szkolenia.