Zamówienia współfinansowane z UE 2021-2027 – prawidłowość postępowań, najczęstsze naruszenia i korekty finansowe po zmianach PZP 2025-2026

Wprowadzenie

1. Kompleksowe omówienie zmian w zamówieniach publicznych w latach 2025–2026 – co się zmieniło, od kiedy obowiązuje i jak stosować nowe przepisy w praktyce.
2. Wpływ zmian na codzienną pracę zamawiających – gdzie pojawiają się największe ryzyka, w tym w projektach UE.
3. Porównanie postępowań poniżej i powyżej progów unijnych po zmianach.

Wykonawcy z państw trzecich (zmiany od 9 września 2025 r.)

1. Ograniczenie dostępu wykonawców spoza UE/GPA – kiedy i jak można je stosować w zamówieniach UE i krajowych.
2. Decyzja zamawiającego o dopuszczeniu wykonawców i jej prawidłowe ujęcie w SWZ.
3. Problemy praktyczne: konsorcja mieszane, ustalanie statusu wykonawcy, wymagane dokumenty.
4. Najczęstsze błędy i ryzyka – brak zapisów w SWZ, nieprawidłowe dopuszczenie lub wykluczenie wykonawcy, błędy w ocenie konsorcjów i ich konsekwencje.

Podwyższenie progu stosowania ustawy do 170 000 zł (od 1 stycznia 2026 r.)

1. Większa liczba zamówień poza PZP – konsekwencje dla organizacji pracy zamawiającego.
2. Konieczność aktualizacji regulaminów i planów zamówień.
3. Ryzyka: błędna kwalifikacja zamówienia, dzielenie zamówień, brak kontroli wydatków.

Analiza potrzeb i wymagań – nowy standard przygotowania postępowania

1. Obowiązek realnej analizy rynku i dokumentowania przygotowania postępowania, w tym w projektach UE.
2. Jak przygotować analizę, aby wytrzymała kontrolę i uniknąć korekt finansowych.
3. Najczęstsze błędy: analiza „na papierze”, brak dokumentów, kopiowanie OPZ.

Deregulacja i przepisy przejściowe (od 13 marca 2026 r.)

1. Zmiany w postępowaniu odwoławczym – praktyczne konsekwencje dla projektów UE.
2. Stosowanie przepisów przejściowych – jak rozróżniać postępowania „stare” i „nowe”.
3. Najczęstsze błędy i ryzyka: chaos w dokumentacji, błędne stosowanie przepisów.

Cyberbezpieczeństwo w zamówieniach publicznych (od 3 kwietnia 2026 r.)

1. Nowe podstawy odrzucenia ofert dotyczących produktów i usług ICT wysokiego ryzyka, w tym dla projektów UE.
2. Wpływ decyzji o wykonawcach wysokiego ryzyka na przebieg postępowania.
3. Obowiązek aktualizacji SWZ i dokumentacji.

Certyfikacja wykonawców (2026 r.) – zmiana podejścia do weryfikacji

1. Wprowadzenie systemu certyfikacji wykonawców – etapy wdrażania.
2. Możliwość zastąpienia dokumentów certyfikatem.
3. Wpływ na uproszczenie postępowania i skrócenie czasu oceny ofert.

Przygotowanie i prowadzenie postępowania po zmianach – warsztat praktyczny

1. Opis przedmiotu zamówienia i szacowanie wartości w projektach UE – jak uniknąć błędów skutkujących korektami finansowymi.
2. Dokumentacja postępowania (SWZ) – obowiązkowe elementy, zapisy dotyczące wykonawców z państw trzecich, cyberbezpieczeństwa i certyfikacji.
3. Warunki udziału i kryteria oceny ofert – proporcjonalność, wagi kryteriów jakościowych i cenowych, typowe błędy w projektach UE.
4. Ocena ofert i dokumentów – konsorcja, korzystanie z zasobów innych podmiotów, rażąco niska cena, uzupełnianie dokumentów, najczęstsze błędy komisji przetargowych.

Umowy w projektach UE – praktyczne aspekty

1. Umowa jako element SWZ – kluczowe postanowienia.
2. Klauzule waloryzacyjne i indeksacyjne, klauzule abuzywne – kiedy są obowiązkowe i jak ich unikać.
3. Zmiana umowy i realizacja – dopuszczalne działania i ryzyka, odbiory, procedury kar i odstąpienia od umowy, podwykonawstwo.

Kontrola zamówień publicznych po zmianach i w projektach UE

1. Najczęstsze kierunki kontroli (RIO, NIK, środki UE).
2. Błędy skutkujące sankcjami i korektami finansowymi.
3. Jak przygotować się do kontroli i ograniczyć ryzyko naruszeń.

Podsumowanie i sesja pytań i odpowiedzi

1. Omówienie najczęściej popełnianych błędów w zamówieniach UE, KPO.
2. Praktyczne wskazówki i wnioski dla zamawiających w świetle zmian 2025–2026.