PRAKTYCZNE WARSZTATY ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH (CASE STUDY): Bezbłędne udzielanie zamówień publicznych, w tym zamówień w nowej perspektywie finansowej UE. Błędy i nieprawidłowości a procedura okiem Zamawiającego, Wykonawcy oraz Kontrolującego.

Dzień  – środa, 21 sierpnia:

do godz. 11.00 – kwaterowanie uczestników według dostępności pokoi, 11.00-18.00 – zajęcia (obiad: 13.00-14.00):

1. Nowe regulacje prawne i ich konsekwencje dla Zamawiających i prowadzonych procedur w roku 2024. Planowane zmiany w przepisach. Wyzwania w związku z zamówieniami współfinansowanymi ze środków UE.
2. Odpowiedzialność w zamówieniach publicznych – CASE STUDY – rodzaje odpowiedzialności w zamówieniach publicznych. Jak uniknąć korekty finansowej w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE. Konsekwencje w przypadku wykrycia błędów po przeprowadzonej procedurze. Minimalizacja konsekwencji – analiza ryzyka z punktu widzenia kierownika jednostki i osób prowadzących procedurę.
3. Stosowanie właściwych przepisów w procedurze krajowej i unijnej w świetle wyników kontroli. CASE STUDY.
4. Przygotowanie do postępowania jako jeden z najważniejszych etapów postępowania na dostawy, usługi roboty budowlane i jego wpływ na dalsze losy procedury – analiza:

• Szacowanie wartości zamówienia – w tym ustalenie wartości zamówienia na roboty budowlane tego samego rodzaju na różnych obiektach, a podział zamówienia. Ryzyka związane z opinią Urzędu Zamówień Publicznych. Udzielania zamówienia na roboty budowlane w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania. Sposób szacowania i udzielania zamówień w przypadku konieczności szybkiego wydatkowania środków. Niedozwolony podział zamówienia w świetle regulacji unijnych. CASE STUDY.
• Opcja i zamówienia podobne – plusy i minusy przyjętych rozwiązań. Przykładowe zapisy i zasady stosowania. Konsekwencje błędów na etapie przygotowania a możliwość skorzystania z prawa opcji i zamówień podobnych na etapie realizacji. CASE STUDY.

5. Zasady udzielania zamówień podprogowych – zamówienia poniżej 130.000 zł okiem kontrolującego. Konsekwencje zbyt sztywnych procedur. Co powinien gwarantować wewnętrzny regulamin. Minimalna szybka procedura do 130.000 zł zgodna z zasadą efektywnego wydatkowania środków publicznych. CASE STUDY.

6. Czas niezbędny na przeprowadzenie procedury – przykładowe rozwiązania. Pilna potrzeba udzielenia zamówienia a konieczność natychmiastowej realizacji. Narzędzia służące do bezpiecznego skracania terminu składania ofert. Realność wyznaczanych terminów w praktyce planowania zamówień publicznych i realizacji zamówień.
7. Przygotowanie specyfikacji warunków zamówienia (SWZ) – zawartość SWZ – elementy obligatoryjne i fakultatywne poniżej i powyżej progów unijnych:

• Zmiany dotyczące warunków udziału w postępowaniu. Wymogi stawiane wykonawcom. Odpowiedni poziom jakości a brak wykluczenia wykonawców, którzy są w stanie wykonać zamówienie. CASE STUDY.

• Dowody należytego wykonania. Podmiotowe środki dowodowe – zasady ich badania i uzupełniania. CASE STUDY

• Wzorcowy dobór i weryfikacja podmiotowych i przedmiotowych środków dowodowych. Konsekwencje żądania dokumentów niezgodnych z przepisami wykonawczymi. Weryfikacja prawidłowości składanych dokumentów.
• Zakres dokumentów, jakie przedstawia wykonawca na potwierdzenie spełniania warunków podmiotowych, w sytuacji, w której korzysta z potencjału podmiotów trzecich.
• Kryteria oceny ofert – cena 100% – zasady stosowania. Co bada organ kontroli w przypadku zastosowania kryterium ceny przekraczającego 60%.
• Konsorcja w praktyce. Najczęściej popełniane błędy przez wykonawców i ich wpływ na ocenę prawidłowości złożonej oferty.
• Wadium – wniesienie, zwrot, zatrzymanie. W jakiej postaci należy składać wadium wnoszone w formie niepieniężnej? Jakie są zasady zwrotu wadium „z urzędu” a jakie „na wniosek”? Zwrot wadium a możliwość wyboru oferty – zasady postępowania.

8. Dopuszczenie korzystania z zasobów innych podmiotów a podwykonawstwo. Oświadczenia oraz dokumenty składane przez podmioty, na których zasobach polega Wykonawca:

• Zasady korzystania z zasobów podmiotów trzecich.
• Podmiot trzeci a obowiązek udziału jako podwykonawca. Czy osoba fizyczna może być podmiotem trzecim w przypadku użyczenia zasobu wiedzy i doświadczenia.
• Zasady składania i weryfikacja dokumentów podmiotów trzecich.

9. PODSUMOWANIE DNIA. ODPOWIEDZI NA PYTANIA UCZESTNIKÓW SZKOLENIA.

 

od godz. 20.30 – kolacja

Dzień – czwartek, 22 sierpnia:

8.00 – 10.00 – śniadanie, 10.00-18.00 – zajęcia (przerwa obiadowa: 14.00-15.00):

1. Procedura – właściwy wybór procedury w zależności do stopnia skomplikowania postępowania.
2. Przetarg nieograniczony, tryb podstawowy w wariancie I i II a dialog konkurencyjny krok po kroku – zasady prowadzenia postępowania.
3. Zasady postępowania po wszczęciu procedury:

• Udzielanie odpowiedzi na pytania do treści SWZ. Brak obowiązku udzielenia odpowiedzi na pytania do SWZ/opisu potrzeb i wymagań, a informacja o nieprawidłowości w postępowaniu. CASE STUDY
• Badanie i ocena ofert – dozwolone wyjaśnienia treści oferty i niedozwolone negocjacje treści ofert. Obowiązki zamawiającego na etapie badania i oceny ofert. Poprawa omyłek w ofertach – konsekwencje braku dokonania poprawy. Konsekwencje przedwczesnego odrzucenia oferty w przypadku zamówień współfinansowanych. CASE STUDY
• Odrzucenie oferty – zasady budowania podstawy prawnej i faktycznej. Zaniechanie odrzucenia oferty a możliwe zarzuty organów kontroli.
• Rażąco niska ceny – jak konstruować wezwanie do wyjaśnień rażąco niskiej ceny. Kiedy zasadne jest ponowne wezwanie. Ocena złożonych wyjaśnień w świetle najnowszego orzecznictwa.

4. Unieważnienie postępowania. Przesłanki unieważnienia postępowania do i po otwarciu ofert. Konsekwencje wadliwego unieważnienia postępowania. Wykrycie błędu po otwarciu ofert a możliwość unieważnienia procedury.
5. Umowy w zamówieniach publicznych – wstęp – zasady tworzenia i zmiany umów
6. PODSUMOWANIE DNIA. ODPOWIEDZI NA PYTANIA UCZESTNIKÓW SZKOLENIA.

od godz. 20.30 – kolacja

Dzień  – piątek, 23 sierpnia:

do godz. 9.00 śniadanie, 9:00-11.00 – zajęcia, 11.00 – II śniadanie; do godz. 11.30 – wykwaterowanie uczestników.

1. UMOWY W ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH W OBLICZU OSTATNICH PROBLEMÓW:

• Umowy: obligatoryjne postanowienia – przykłady, Obligatoryjne kary umowne, zasada waloryzacji wynagrodzenia, zabezpieczanie należytego wykonania umowy, aneksowanie umów, odstąpienie od umowy, unieważnienie umowy. Podwykonawstwo.
• Umowa o podwykonawstwo – definicja, elementy składowe. Możliwość ograniczenia podwykonawstwa. Czy całe zamówienie może być kluczowe?
• Uprawnienie zamawiającego w zakresie sprzeciwu co do treści umowy o podwykonawstwo.
• Informacje odnośnie podwykonawstwa w swz po zmianach oraz przesłanki braku zgody zamawiającego na podwykonawstwo.
• Obowiązki i uprawnienia wykonawców przy zatrudnieniu podwykonawców oraz obowiązki informacyjne po stronie wykonawcy.
• Udział podwykonawcy w realizacji zamówienia – wymagania obowiązkowe, fakultatywne?
• Zmiany w zakresie płatności za realizację zamówienia – dowody zapłaty wymagalnego wynagrodzenia podwykonawcom.
• Prawne skutki zawarcia umowy w wyniku procedury przeprowadzonej z naruszeniem przepisów.
• Raport z realizacji zamówienia. Publiczny rejestr umów – nowy obowiązek jednostek publicznych.

2. ODPOWIEDZI NA PYTANIA UCZESTNIKÓW SZKOLENIA. PODSUMOWANIE SZKOLENIA.